Когда компания вырастает до определенных размеров, у нее возникают проблемы с документами — сотрудники не могут быстро найти бумаги, теряют важные договоры, контакты и идеи, а приказы руководителя не доводятся до сведения исполнителей. Все это — из-за отсутствия автоматизации делопроизводства.
Есть целый класс программ (автоматизированные системы делопроизводства), помогающих решать эти задачи, но такие решения очень недешевы и ориентированы на профессиональных делопроизводителей.
Гораздо проще использовать «Битрикс24», чей интерфейс прост и понятен. Можно начать работать бесплатно — зарегистрировавшись по ссылке в облачной версии, а уже потом принять решение о покупке «коробки».
«Битрикс24» — Ваш помощник в делопроизводстве
«Битрикс24» может работать одновременно как социальная сеть, архив документов и база данных сотрудников и клиентов. Другими словами, вам будут доступны все функции системы автоматизации делопроизводства.
Можно использовать облачную или коробочную версии «Битрикс24». Второй вариант дает существенно больше возможностей для настройки и персонализации. Например, работа как онлайн, так и оффлайн, широкие возможности для предоставления прав доступа группам пользователей, изменение интерфейса, загрузка существующих баз данных, интеграция с 1С и другими системами и т. д.
Иными словами, это прекрасная альтернатива узкоспециализированным программам. Только намного дешевле.
Как это работает
Оптимизация процессов с помощью «Битрикс24» сократит возможные ошибки, а система уровней доступа донесет информацию до желаемых адресатов.
Удобная функция поиска позволит найти любой документ, где бы он ни находился. Для отдельных пользователей и групп предусмотрен отдельный «диск» для загрузки и хранения файлов. Сотрудники сами заполняют график отсутствий, упрощая задачу специалисту по кадрам.
«Битрикс24» избавит вас от длинных стеллажей с печатными документами, занимающих место в офисе. Документы перестанут пропадать или оказываться «не в тех» папках.
Как контролировать процесс
Для того, чтобы согласовать документ в «Битрикс24», не обязательно его печатать. Необходимость организовывать планерку или метаться по офису за автографами ответственных лиц автоматически отпадает. Система фиксирует все этапы жизни писем и договоров.
В «Битрикс24» легко ставить и контролировать задачи, а для особо важных проектов можно настроить правила согласования — поэтапное утверждение, утверждение голосованием, различные статусы утверждения и т.д.
Как совместно редактировать файлы
При работе онлайн система дает возможность одновременно редактировать документы и отменять нежелательные правки всем пользователям, задействованным в проекте. При этом результаты работы находятся в постоянном доступе. Потерять информацию при такой организации крайне сложно.
Начните использовать «Битрикс24» уже сегодня
Все просто. И бесплатно. Чтобы начать, зарегистрируйтесь на официальном сайте системы и оцените возможности «Битрикс24». Если бесплатного тарифа окажется недостаточно для выполнения ваших задач, мы с удовольствием поможем установить и настроить любую версию системы.
