Проектный подход позволяет компаниям быстро реагировать на новые возможности, выдерживать сроки и укладываться в запланированный бюджет. Практически в каждом бизнесе можно встретить самые разнообразные проекты — от проведения рекламной кампании до производства сложного оборудования под заказ, а методология управления проектами преподается в бизнес-школах как отдельная дисциплина.
Управление серьезным проектом невозможно без автоматизации — ни одна гениальная голова не уследит за всеми деталями полноценного проекта, тем более, если таких проектов несколько. На рынке есть разные программы для управления проектами и выбрать среди них непросто — крайне желательно, чтобы программа поддерживала современные методики управления проектами, была доступна по цене и не требовала долгого изучения.
Всем этим критериям соответствует Битрикс24, в котором уже есть все необходимые инструменты — диаграмма Ганта, «канбан», персональные доски и все остальное, что требуется менеджеру проекта для достижения успеха. Начать пользоваться Битрикс24 можно бесплатно, зарегистрировавшись по этой ссылке, а обучение практически не требуется — интерфейс прост и нагляден.
Управление проектами в Битрикс24
Чтобы начать проект в Битрикс24 нужно создать «группу» — это внутреннее название проекта в терминологии Битрикс24. Количество групп или проектов ничем не ограничено и каждый проект может стать отдельным миром — со своими задачами, файлами, статьями лентой сообщений и чатом.
Информация может быть доступна только участникам проекта или всем сотрудникам — по желанию менеджера проекта. Никто из посторонних не получит доступ к данным, пока ему не поступит приглашение в проект.
Параметры настройки в любое время могут быть изменены — добавлен новый круг сотрудников, настроены их права, определены задачи и сроки их выполнения. Такое оперативное управление проектом особенно актуально для компаний, работающих с внешними контрагентами — заказчиками, удалёнными сотрудниками, торговыми представителями, экспертами и т.д.
Управление работами проекта: «задачи»
Управление любым проектом состоит из выполнения задач, поэтому в Битрикс24 «задачи» — это одна из основных функций системы. Задачи закрепляются за конкретным проектом или рабочей группой, в ходе их создания устанавливаются сроки исполнения и правила для напоминаний. Единая задача может подразделяться на ряд подзадач, выполнение которые необходимо для достижения общей цели.
Для каждой задачи назначается круг лиц для совместной работы над задачей — её постановщик, исполнители, соисполнители и наблюдатели. «Постановщик задачи» — поручает выполнение задачи «исполнителю» и «соисполнителям», а «наблюдатели» — могут видеть ход выполнения задачи, чтобы быть в курсе процесса.
Для каждого сотрудника или определённой группы можно выделить персональные доски. С помощью панели задач участник проекта может наглядно видеть, какая деятельность поручена ему в данное время, её временные лимиты. Также работник имеет возможность ознакомиться с необходимой информацией и документами, которые загружаются в карточки задач. Благодаря продуманному и удобному интерфейсу заполнение раздела «задачи» не займёт у пользователя много времени.
Битрикс24 позволяет расположить задачи на диаграмме Ганта. С её помощью можно просматривать текущие задачи, устанавливать взаимосвязи между ними, вносить изменения непосредственно на линейках диаграммы.
Управление в данном случае осуществляется из контекстного меню при помощи мыши. Диаграмма Ганта даёт возможность наглядно оценить появляющиеся риски, влияющие на сроки исполнения всего проекта, установить взаимное влияние разных задач и подзадач друг на друга.
Весь этот инструментарий легко осваивается за 10-15 минут работы и помогает управлять действиями сотрудников, предоставив им достаточную информацию для точного выполнения поручений.
Проекты в Битрикс24: возможности безграничны
В ходе управления проектом с помощью Битрикс24, можно использовать и другие возможности:
- «Диск»
Применяется для удобного хранения различных файлов — коммерческих предложений, расчетов, файлов с рабочей документацией, и совместной работы над ними. Возможно совместное редактирование файлов группой сотрудников, работающей над выполнением поставленной задачи.
- «Календари»
На едином календаре, который можно интегрировать с календарями на других системах и устройствах (Google, Android, MS Outlook и т.д.) наглядно видны сроки выполнения задач для каждого сотрудника и для всего проекта. Можно контролировать распределение нагрузки на участников проекта и сроки окончания этапов.
- «Сообщения»
Общая лента сообщений позволяет оповещать сразу всех участников проекта о важных мероприятиях и новостях — совещаниях, изменений в проекте и успехах в решении задач.
- «Чат»
Быстрый способ для обсуждения вопросов между коллегами по проекту, который успешно заменяет все остальные мессенджеры.
- «Фото»
В ходе работ по некоторым проектам иногда требуется хранить изображения и фотографии. Например, фото объектов, планы помещений, чертежи устройств и т.д. Чтобы не искать эти данные, все графические файлы можно разместить в разделе проекта «фото». В него можно копировать фотографии прямо со смартфонов, пользуясь мобильной версией Битрикс24.
- «Wiki» —
это своя Википедия проекта, в которой удобно размещать статьи с описаниями, тестами и инструкциями. Крайне полезная функция для обучения сотрудников и хранения справочных материалов.
- «Списки»
Наглядный способ представления списков, например, список сотрудников заказчика, список объектов и т.д.
Это далеко не полный список всех функциональных возможностей для ведения проектов в Битрикс24. Расширить набор инструментов можно при помощи раздела «Приложения». В нём содержатся как платные, так и бесплатные дополнительные функции и инструменты — такие, как «Конструктор документов», интеграция с 1С, социальными сетями и т.д.
Если потребуется дополнительный функционал, то всегда есть возможность приобрести «коробочную» версию Битрикс24 и ее доработать. По нашему опыту, можно реализовать практически любую идею, чтобы руководитель проекта мог подобрать набор инструментов, необходимый ему для работы и контроля за сотрудниками.
Если весь арсенал средств, которые предоставляет Битрикс24 для управления проектами сейчас не нужен, то начните пользоваться только самым необходимым. Для начала можно использовать несколько бесплатных базовых — поставить ряд задач, разместить файлы с документацией.
По мере освоения системы можно добавлять необходимые для успешной работы инструменты. Наши специалисты, имеющие большой опыт работы с системой Битрикс 24 могут оказать вам любую помощь — от консультаций до покупки «коробки» и доработки ее под ваши индивидуальные требования.
