Битрикс24.Задачи

Битрикс24 предоставляет собой многогранный инструмент для управления внутренними процессами, ресурсами, планами и сложными проектами. Один из основных инструментов портала — Задачи. Как и все разделы Битрикс24, задачи связаны с другими функциями:

• Ставить задачи можно непосредственно из обсуждения;
• Разрабатывать задачи можно как для отдельных сотрудников или подразделений, так и для целой команды работающей над отдельным проектом;
• В каждой задаче доступно обсуждение, сохраняющееся в виде комментариев;
• Задачи поддерживают уведомления пользователей о произошедших изменениях;
• Битрикс24.Диск доступен для обмена документами внутри задач;
• Запланированные мероприятия можно встроить в календарь и др.

Но основное преимущество работы с задачами в Битрикс24 — это решение главных управленческих проблем: планирование во времени, отслеживание занятости персонала, управление стадиями проекта, контроль выполнения и даже индивидуальные возможности по работе с группой задач.

Как поставить задачу в Битрикс24

В Битрикс24 существует несколько способов поставить задачу себе или любому другому пользователю портала.

Самый простой способ — на вкладке «Мои задачи» выбрать функцию «Добавить задачу». В открывшемся меню можно настроить параметры задачи, в том числе исполнителей, сроки выполнения, описать подробности проекта, установить приоритет и др.

Иногда постановке задания предшествует обсуждение и согласование с несколькими сотрудниками. В этом случае, создать задачу можно прямо из обсуждения живой ленты, нажав кнопку «Еще» и выбрав функцию «Создать задачу». Ссылка на нее появится в обсуждении, а исполнители получат уведомление о создании задания.

Ну и самый важный способ использования Задач — это расстановка с помощью них указаний и сроков исполнения в проектах (в терминологии Битрикс24 — в Группах). То же самое касается и возможности устанавливать задачи напрямую из элементов CRM (Лидов, Сделок и т.д.).

Настройка задачи в Bitrix24

Планирование работы нескольких отделов, сотрудников и даже компаний не будет эффективно, если задачи будут существовать простым списком выполняемых работ. Битрикс 24 позволяет управлять задачами и проектами во времени, отслеживать статус работы, устанавливать приоритеты, планировать ресурсы, в том числе временные.

Весь это функционал реализуется через установку свойств задач. При создании или в процессе редактирования задачи можно выбрать целый ряд настроек:

• Каждой задаче назначить постановщика, наблюдателей, соисполнителей;
• Установить крайний срок выполнения или дату начала и длительность работы;
• Повысить приоритет задачи;
• Добавить мероприятие в план рабочего дня;
• Связать задачи в один проект и настроить зависимость подзадач;
• Привязать задачу к группе (проекту);
• Установить функцию напоминания;
• Включить учет затраченного времени;
• Настроить повторяемость задачи.

Статусы задач и роли сотрудников

Ориентироваться во множестве задач на портале Битрикс24 просто благодаря автоматически устанавливаемому статусу задач и распределению ролей участников.

При постановке или редактировании задач можно выбрать следующие роли сотрудников:

1. Ответственный;
2. Постановщик;
3. Наблюдатель;
4. Соисполнитель.

Постановщик задачи
По умолчанию постановщиком задачи система назначает ее создателя. Если возникает необходимость передать контроль работы другому сотруднику, можно выбрать постановщика из числа пользователей портала. Эту функцию удобно использовать на время своего отсутствия или при делегировании контроля исполнения задачи. Изменение постановщика позволяет руководителю сконцентрироваться только на самых важных проектах, требующих личного участия.

Ответственный
Ответственныйза задачу назначается постановщиком. Выбранный сотрудник получает возможность менять статус задачи, активировать завершение, приглашать наблюдателей. Ответственный за задачу — это ее главный исполнитель. Именно этот сотрудник определяется системой как исполнитель работы.

Соисполнители
Соисполнители — сотрудники, участвующие в выполнении работы вместе с ответственным. Назначить соисполнителей удобно в том случае, когда работа имеет несколько стадий, за каждую из которых отвечает отдельный пользователь. Соисполнители получают доступ к задаче, могут вместе с ответственным отмечать стадии выполнения работы, дополнять чек-лист необходимыми мероприятиями, участвовать в обсуждении, оставлять ссылки на документы.

Если возникает необходимость открыть доступ к просмотру задания другим сотрудникам, руководителям смежных подразделений или коллегам, не участвующим непосредственно в данной работе, можно выбрать их наблюдателями задачи. Выбранные пользователи будут видеть статус задачи, степень ее выполнения, получат доступ к обсуждению и всем закрепленным за задачей файлам. Функцию наблюдения используют, когда сотруднику важно своевременно узнать о продвижении работы, возникающих сложностях, изменении проектов.

Такое распределение ролей в задачах позволяет работать с десятками видов процессов, уделяя им необходимое внимание. В зависимости от назначенной роли все задачи сотрудника в общем списке сортируются по типам:

1. Делаю

   Здесь пользователь видит все задачи, за которые он назначен ответственным. Это работа, которую сотруднику необходимо выполнить в установленные сроки.

2. Поручил

   В данном подразделе отображаются все задания, порученные другим сотрудникам. Этот перечень задач требует от пользователя контроля исполнения или подтверждения завершения.

3. Помогаю

   Задачи в этом разделе требуют участия на определенных стадиях выполнения работы.

4. Наблюдаю

   Из раздела наблюдения можно узнать о продвижении проектов в смежных подразделениях, о задачах, доступ к которым был открыт пользователю.

Дополнительный инструмент в управлении задачами реализован для руководителей отделов в разделе «Руковожу». Здесь отображаются все сотрудники подразделения и их активные задачи, распределенные по ролям. Из раздела можно увидеть количество задач по каждому сотруднику, в которых он назначен постановщиком, ответственным, соисполнителем, наблюдателем. Счетчики напротив каждого вида задачи напоминают о просроченных или близких по времени дедлайна заданиях.

Общая картина загруженности сотрудников отдела позволяет вовремя отреагировать на возникающие проблемы, задержки в проектах, оценить эффективность работы подчиненных.

В разделе «Занятость» благодаря настраиваемой сортировке руководитель может легко наблюдать загруженность отдельных сотрудников, подразделений, наблюдать за ресурсами по статусам задач, видеть занятость персонала в определенный промежуток времени. Для эффективного использования функции «Занятость» каждая задача должна иметь установленные сроки начала и окончания работы.

Сложные задачи: пути решения в Битрикс24

Часто планируемая работа настолько сложна, что не может быть описана простой задачей. Например, когда в процессе выполнения задействованы несколько сотрудников, последовательно выполняются разные виды работ, выполнение одних стадий процесса зависит от результатов предыдущих действий. Еще сложнее, когда все этапы работы требуют согласования или контроля.

В этом случае Битрикс24 предлагает два пути управления задачами:

• Создание чек-листа — списка необходимых мероприятий в пределах одной задачи;
• Создание дерева задач — группы подзадач, связанных между собой и с родительской задачей сроками выполнения и условиями принятия.

Чек-лист представляет собой простой перечень действий, которые планируется выполнить для достижения поставленной цели. Создать чек-лист можно на этапе постановки задачи. Исполнители могут дополнять перечень новыми заданиями, отмечать выполненные мероприятия, корректировать этапы, менять их порядок. По чек-листу руководитель с легкостью отслеживает этапы выполнения задач, когда они представляют собой последовательные действия.

Сложные процессы удобнее организовать в зависимые подзадачи. Каждая подзадача — это отдельная задача со своими исполнителями, сроками, временем выполнения. Завершение всех подзадач приводит к автоматическому закрытию основной задачи, если установить для нее соответствующие настройки. При необходимости контроля всего процесса целиком, эту опцию можно не активировать: в этом случае основная задача завершается вручную.

Шаблоны задач

Чтобы не тратить время на создание однотипных задач, можно использовать шаблоны задач. Достаточно один раз создать шаблон задачи и потом просто указывать его при постановке задачи. Более того, можно настроить задачу так, чтобы она автоматически регулярно создавалась в указанное время или через какой-то интервал от момента ее постановки. Это очень удобно для напоминаний или ежедневных дел, например, «проверить счет», «поставить на сигнализацию» и т.д.

Шаблоны задач можно настраивать не только для себя, но и для коллег. Им можно дать или полный доступ к шаблону, с правами на его изменение или доступ на чтение шаблона. В этом случае, сотрудник сможет применять шаблон, но не сможет его редактировать.

Ежедневная работа с задачами в Битрикс24: представления задач

Когда проектов в организации немного, работа с задачами в общем списке не составляет труда. Гораздо сложнее организовать работу по десяткам бизнес-процессов, каждый из которых требует участия нескольких сотрудников или подразделений, проходит разные стадии согласования и утверждения, требует контроля качества выполнения.

Битрикс24 решает проблемы управления задачами как в личном планировании, так и в рамках всей компании, благодаря нескольким удобным представлениям. Работать с задачами на портале можно в четырех формах:

• Список;
• Мой план;
• Канбан;
• Диаграмма Ганта.

Каждое представление задач помогает решать проблемы индивидуального и коллективного планирования в рамках сложных процессов.

Представление задач в виде простого списка

Простой список задач представляет все задачи единым списком, сгруппированным по проектам. В настройках можно указать поля, которые будут выводиться рядом с каждой задачей — крайний срок, статус и т.д.

Представление задач «Мой план»: личное планирование мероприятий

В то время как простой список позволяет просматривать задачи в виде перечня со статусами выполнения и назначенными ролями, работа в представлении «Мой план» предоставляет возможности индивидуального планирования работы по всем задачам.

Мой план — это личный планировщик задач каждого сотрудника, позволяющий разделять задачи по персонально настроенным критериям. Раздел выглядит как виртуальная доска, на которой пользователь расставляет задачи по своему усмотрению. Рассортировать задачи можно по статусам выполнения, по времени начала или завершения работы, по любым другим настраиваемым признакам. Свойства самих задач при этом не меняются, и уведомления участникам задачи не высылаются.

Представление «Канбан»: совместная виртуальная доска проекта

При одновременной работе с многочисленными задачами могут возникать сложности с отслеживанием стадии каждого мероприятия. Представление задач в режиме «Канбан» — визуально простой, наглядный и легко управляемый способ установить мониторинг за работой по проектам.

Задачи в режиме «Канбан» размещаются на виртуальной доске в виде стикеров. Администратор портала или владелец проекта может разделить доску на отдельные стадии или составные части. Участники проекта перемещают задачи из одной части доски в другую, передавая работу на согласование, контроль или дальнейшее развитие. Создавать задачи при этом можно непосредственно в Канбане и уже на выбранной стадии работы.

Диаграмма Ганта в Битрикс24: возможности мониторинга и анализа ресурсов

Эффективное планирование задач во времени — основа успешной работы организации. Наглядность представления задач в виде диаграммы Ганта открывает руководителю целый ряд преимуществ в управлении сложными задачами:

• Визуальный анализ занятости отдельного пользователя или подразделения;
• Своевременную оценку наслоения разных мероприятий по срокам;
• Идентификацию нарушений дедлайна по каждому проекту;
• Простоту изменения сроков и длительности целой группы взаимозависимых мероприятий.

В диаграмме Ганта все задачи расположены в календарной сетке в виде блоков определенной протяженности. Каждый блок имеет свои характеристики времени: дату старта, дату финиша, крайний срок завершения. Эти свойства задаются при создании или редактировании задачи.

Фильтр в режиме диаграммы Ганта помогает проанализировать загруженность ресурсов по разным критериям: занятость подразделения, отдельного сотрудника, загруженность ресурсов в установленный промежуток времени, занятость сотрудников по определенному виду задач.

Зависимые задачи в Диаграмме Ганта

В диаграмме Ганта даже многослойные задачи поддаются эффективному планированию благодаря легкости создания зависимых подзадач и автоматическому управлению сроками их выполнения.

Каждую задачу в этом представлении можно связать с предыдущим мероприятием условием зависимости. Это выполняется простым протяжением стрелки от одного блока к другому. Диаграмма Ганта поддерживает четыре основных типа взаимосвязей между задачами:

1. Связь «от старта к старту»

   Задает начало задач в одно время. Перенос старта первой задачи повлечет автоматический сдвиг начала второго мероприятия.

2. Связь «от старта к финишу»

   Сроки начала первой задачи определяют дедлайн второй.

3. Связь «от финиша к старту»

   Запускает начало второй задачи после окончания первой.

4. Связь «от финиша к финишу»

   Устанавливает для двух задач один крайний срок завершения.

При необходимости изменить сроки выполнения целого проекта в диаграмме Ганта достаточно сдвинуть сроки главных задач: все зависимые мероприятия изменятся автоматически. При передвижении по календарной сетке блока с основной задачей, расположение связанных задач меняется в соответствии с установленной зависимостью.

Портал Битрикс24 позволяет использовать задачи для реализации проектов самого разного уровня. Внедрение функционала в организацию помогает эффективно планировать ресурсы, выстраивать и контролировать сложные взаимосвязи в бизнес-процессах, повышает ответственность персонала и вовлеченность сотрудников в реализацию общих целей компании. Использование «Задач» вместе с другими разделами портала делает работу наглядной, легко контролируемой и надежной, а персональные подходы и настройки дают руководителю мощный инструмент для управления компанией.