График отсутствий Битрикс24 можно отнести к категории инструментов, способных помочь сотрудникам правильно выстроить рабочие процессы, а руководителям — наладить систему отслеживания за нахождением на рабочих местах. Функционал также может оказаться весьма полезен в случаях планирования проектов и постановки задач, ведь благодаря ему вы всегда сможете увидеть, какие сотрудники могут быть недоступны в этот промежуток времени.
Предположим, что главный бухгалтер в вашей организации запланирован отпуск на конец следующего месяца. В его обязанности входит подготовка и отправка важных закрывающих документов для клиентов также в конце следующего месяца. Если вы пропустите эту информацию и вовремя не распределите его рабочие обязанности — клиенты могут вовремя не получить необходимые документы и, в конечном итоге, остаться недовольными сотрудничеством.
Во избежание подобных ситуаций вам на помощь придёт рабочий график отсутствий. Он всегда покажет, какой сотрудник запланировал отпуск или любое другое отсутствие, а вы всегда сможете скорректировать рабочие планы и вовремя распределить задачи.
График отсутствий Bitrix24 недоступен на некоторых коммерческих тарифах. Подробнее ознакомиться со сравнительной таблицей можно на странице тарифов.
Где находится «График отсутствий Битрикс24»
Чтобы открыть график перейдите в раздел «Компания» → «Время и Отчеты» → «График отсутствий».
Перед вами появится вся актуальная информация об отсутствии пользователей. Чтобы отфильтровать график за конкретный период нажмите на соответствующее значение в правом углу страницы.
В случае выбора фильтра «месяц» в графике не отобразится информация об отсутствиях, продолжительностью менее одного дня. Для просмотра такой информации укажите в фильтре значение «День».
Для просмотра краткой информации о конкретном отсутствии наведите на него курсором мыши.
По умолчанию в Bitrix24 доступен следующий список возможных типов отсутствий, помеченный различными цветами:
- «Ежегодный отпуск»;
- «Командировка»;
- «Больничный»;
- «Отпуск декретный»;
- «Отгул за свой счёт»;
- «Прогул»;
- «Другое»;
- «Персональные календари».
Чтобы выбрать тип отсутствия, который необходимо отобразить в графике, нажмите кнопку «Типы отсутствия».
В типовую настройку графика входит просмотр отсутствий по всем подразделениям компании. В случае необходимости просмотра конкретного подразделения, выберите его из общего списка.
Процесс добавления отсутствия в график Bitrix24
Чтобы добавить в график информацию об отсутствии сотрудника на рабочем месте, перейдите в соответствующий раздел и нажмите на кнопку «Добавить отсутствие».
Далее вы можете выбрать необходимого пользователя.
Затем:
- Выберите тип отсутствия;
- При необходимости оставьте комментарий;
- Укажите даты, в которые сотрудника не будет на рабочем месте.
После указания и сохранения данных вы можете выполнить повторное добавление информации об отсутствии при помощи кнопки «Добавить ещё» или закрыть форму для заполнения.
Готово! Информация об отсутствии работника отобразится в календаре графика.
Будьте внимательны! Возможность добавления данных об отсутствии через раздел «График отсутствий» есть только у пользователей с административными правами.
В случае необходимости вы в любой момент можете внести корректировки в любую графу с информацией об отсутствии или удалить её. Для этого кликнете левой кнопкой мыши по необходимому значению и выберите одно из двух действий:
- «Редактировать»;
- «Удалить».
Как пользователю без административных прав добавить информация об отсутствии
Для самостоятельного добавления данных об отсутствии пользователи без административных прав могут воспользоваться функционалом раздела «Календари». Для этого необходимо создать новое событие и в графе «Занятость» выбрать «Отсоветую (Занести в график отсутствий)».
Заведение информации об отсутствии через бизнес-процесс в Bitrix24
В случае выхода в отпуск, пользователи могут отметить это в графике при помощи бизнес-процесса «Заявление на отпуск», который находится в разделе «Новости» «Процессы».
Для добавления сведений об отсутствии необходимо указать дату начала и окончания отпуска в задании процесса и нажать кнопку «Отправить».
Когда руководитель утвердит отпуск, данные отобразятся в календаре графика отсутствий.
В очередной раз мы хотим отметить, насколько многогранны возможности Bitrix24! С помощью рабочих инструментов системы вы сможете наладить все рабочие процессы и автоматизировать рутинную работу. А с нашей помощью вы сможете внедрить корпоративный портал Битрикс24 в самые кротчайшие сроки. Обращайтесь к нам по номеру, указанному на сайте, и наши специалисты ответят на все интересующие вопросы!
