Управленческий учёт как процесс
Основная функция руководителя состоит в том, чтобы принимать решения. Понятно, что решения должны приниматься не на «пустом месте», они должны быть основаны на правильной оценке ситуации. Принятию каждого решения должен предшествовать анализ значимой информации (то есть релевантной информации, имеющей отношение к делу). Кроме того, руководителю необходимо иметь возможность контролировать исполнение своих решений, что также подразумевает получение информации о деятельности компании. Цель управленческого учёта заключается именно в том, чтобы у вас как у руководителя нужная информация была всегда «под рукой».
Управленческий учёт — процесс идентификации, сбора и обработки информации, необходимой менеджменту компании для анализа, принятия обоснованных решений и контроля над их исполнением.
Итак, управленческий учёт — это процесс. Концепция процессного управления достаточно хорошо разработана. В соответствии с ней каждый процесс:
- Имеет «вход», который он (процесс) преобразует в «выход» (примечание: термины «вход» и «выход» используются не в значении «дверей», через которые что-то входит в процесс и выходит, а в значении самих объектов, которые входят и выходят);
- Потребляет ресурсы;
- Регулируется неким «управляющим воздействием».
Упомянутые выше атрибуты процесса управленческого учёта показаны на картинке:
- Вход процесса — первичная информация о событиях, подлежащая регистрации. (Примеры событий: клиент сделал заказ, отгружен товар, произведена оплата…);
- Выход процесса — управленческая отчётность, которую генерирует процесс. (Примеры отчётности: баланс, остатки по складам, обзор цен у конкурентов… );
- Ресурсы, потребляемые процессом — те средства, которыми реализуется процесс учёта. (Примеры средств учёта: сервера, компьютеры, ПО для учёта, труд персонала…);
- Правила управленческого учёта определяют дизайн процесса и регулируют ход его исполнения. (Учётная политика, описание методик учёта, регламенты учёта…).
Вынужден вас огорчить, на этом перечень необходимых нам терминов не заканчивается. Необходимо определить ещё парочку:
- Система управленческого учёта — совокупность всех средств учёта, регламентирующих его правил, а также непосредственно самого процесса управленческого учёта. (На рисунке система управленческого учёта выделена красным пунктиром);
- Информационная система (ИС) = «железо» + «софт», используемые в процессе учёта. (Сервера, компьютеры, сетевое оборудование, программное обеспечение);
- Объекты учёта — предметные области, информацию о которых нам необходимо собирать и обрабатывать. (Например: товарные запасы, спрос покупателей, продажи, цены у конкурентов…).
«Дуализм» учётных операций
Называя учёт «процессом» нужно понимать, что на самом деле речь идёт о целой группе процессов, направленных на сбор и обработку информации. К этой же группе будем относить и все многочисленные первичные учётные операции, которые «разбросаны» практически по всем бизнес-процессам компании. Термин «процесс» я использую просто для краткости. Сказанное можно пояснить следующей картинкой:
Правильно идентифицировать событие и быстро его зарегистрировать в информационной системе (ИС) могут только специалисты, непосредственно участвующие в том рабочем процессе, в котором это событие происходит или в который поступает информация о нём. Поэтому первичные учётные операции (см. на картинке – синие квадратики) должны выполнять именно они.
Если поручить все учётные операции как бы специально обученным для этого людям (например, бухгалтерам), то можно очень долго ждать пока они по окончании месяца соберут все необходимые «оправдательные» бумажки и найдут время зарегистрировать их в ИС. Однако вряд ли вас устроит перспектива принимать оперативные решения на основании информации двух-трёхнедельной давности.
Кроме того, бухгалтер может так её «наидентифицировать», что вы потом с удивлением обнаружите, например, что компания то и дело закупает свои товары у своих же покупателей, кроме того она активно закупает у них различные маркетинговые и логистические услуги, или что сегодня появилась кредиторская задолженность со сроком оплаты «позавчера», и т.п. Проблема понятна: бухгалтер обычно не «в теме», не имеет реальной оперативной информации о бизнесе, поэтому может регистрировать события исключительно формально, в соответствии с бумажными документами, которые не всегда правильно трактуют события.
Итак, по возможности максимальное количество учётных операций поручим тем сотрудникам, к которым информация о событии поступает непосредственно. Учётные операции имеются практически в каждом рабочем процессе. Но не следует понимать так, что эти операции входят в состав рабочих процессов и к процессу управленческого учёта непосредственного отношения не имеют. И что управленческий учёт занимается только накоплением информации (зарегистрированной в рабочих процессах), её обработкой и формированием отчётности. Это другая крайность, в которую нам также впадать не следует.
Я думаю, вы не хотите получать «кривую» и не своевременную отчётность, и слышать в очередной раз объяснения ответственного за учёт сотрудника, что он тут ни при чём, что он работает, уж извините, с той первичкой, которая есть, и тогда, когда она есть… Отсюда возникает необходимость рассматривать учётные операции, а также накопление и обработку информации, как единый процесс (группу процессов).
И обязанностью человека, ответственно за учёт, должно быть активное участие в регламентации рабочих процессов, с тем, чтобы обеспечить быстрое и чёткое исполнение учётных операций. Таким образом, мы вынуждены констатировать некую двойственность (дуализм) учётных операций: каждая из них, с одной стороны, является частью «своего» рабочего процесса, а, с другой стороны - частью процесса управленческого учёта.
Требования к информации
Управленческий учёт работает с информацией:
Первичная информация — на входе, информация в форме отчётности — на выходе. Можно ли сказать, что эффективность процесса учёта определяется количеством генерируемых отчётов и скоростью их подачи? Поможет ли вам, как руководителю, увеличение результативности процесса по указанным двум параметрам? Ответ очевиден: подобное «улучшение» поможет вам только в одном — быстро и гарантированно «утонуть в море информации».
Тогда какие же требования мы должны предъявлять к информации на входе и на выходе процесса учёта, для того чтобы наша управленческая деятельность была максимально эффективной? Давайте попробуем разобраться… Я не пытаюсь здесь «изобрести велосипед» — данный вопрос давно и подробно изучен и описан. Однако я буду использовать собственную группировку понятий, собственную логику в изложении, а также приведу собственные примеры. Для описания свойств информации, я буду использовать как терминологию финансового (бухгалтерского) учёта, так и терминологию теории информации. Надеюсь, что подобный («авторский») подход поможет лучше разобраться в рассматриваемой теме.
