Мы разработали отдельное приложение для облачного Битрикс24. Оно ищет текст в комментариях к задачам, показывает найденные совпадения и позволяет перейти непосредственно к нужной задаче. Поиск учитывает права доступа пользователя и работает как в веб-версии портала, так и в мобильном приложении.
Номер производственного заказа наш клиент обычно хранит внутри комментариев к задаче Битрикс24, а сотруднику нужно быстро найти эту задачу, чтобы сообщить о выполнении очередного этапа. Поиск по названию не помогает: нужного номера в нём нет.
Без дополнительного инструмента сотруднику приходится искать заказ в 1С: УНФ, выяснять, с какой задачей Битрикс24 он связан, и только после этого возвращаться к рабочей переписке.
Для производственной компании, которая изготавливает изделия из камня по индивидуальным заказам, это затрудняло поиск информации между офисом и производством.
Как сотрудники использовали задачи Битрикс24
Менеджеры создавали задачи для производства, прикладывали необходимые файлы и уточняли детали в комментариях. Там же сотрудники фиксировали номера заказов, сообщали о выполнении этапов и передавали информацию коллегам.
Например, менеджер ставил задачу на производство и прикладывал исходные материалы. Оператор ПК на основании этой задачи оформлял заказ в 1С: УНФ, после чего возвращался в Битрикс24 и оставлял комментарий с номером заказа, например «Заказ на производство КГР-110».
Когда сотруднику отдела технического контроля (ОТК) требовалось сообщить о выпуске ящиков по этому заказу, ему нужно было найти исходную задачу. Однако номер заказа находился в комментарии, а не в названии. Поэтому обычный поиск по задачам не решал эту задачу.
Комментарии фактически выполняли роль рабочих чатов, в которых накапливалась информация, необходимая для дальнейшей работы. Но найти её по номеру заказа или фрагменту сообщения штатными средствами в удобном для сотрудников виде не получалось.
Требования к поиску
Нужно было добавить поиск по тексту комментариев, сохранив привычную работу сотрудников в Битрикс24.
При разработке мы предусмотрели несколько условий:
- Отображение задачи, к которой относится найденный комментарий;
- Переход из результата поиска в карточку соответствующей задачи;
- Доступ к поиску непосредственно из раздела «Задачи» Битрикс24;
- Выдачу нескольких совпадений, в том числе из разных задач;
- Поиск по номеру заказа, фразе или другому фрагменту текста;
- Учёт прав доступа конкретного пользователя.
Отдельным требованием было сохранение привычного рабочего процесса. Сотрудникам не нужно было переходить в новый самостоятельный интерфейс или менять порядок постановки производственных задач.
Серверное приложение и база данных комментариев
Для реализации поиска мы разработали отдельное серверное приложение, которое работает совместно с облачным порталом Битрикс24.
В основе решения лежит отдельная база данных. В неё передаётся информация о новых комментариях к задачам. Для автоматической обработки сообщений мы настроили обработчики событий портала, которые фиксируют появление комментария и передают сведения в приложение.
При поисковом запросе приложение обращается к подготовленному массиву данных. Ему не требуется заново просматривать комментарии внутри каждой задачи, чтобы найти совпадения.
Приложение разместили в облачной серверной инфраструктуре. Это позволило вынести обработку поисковых запросов за пределы основного интерфейса Битрикс24.
При этом поиск должен работать в соответствии с правами пользователей портала. Поэтому мы предусмотрели проверку доступа: сотрудник получает только те результаты, которые ему разрешено просматривать в Битрикс24. Это сохраняет разграничение доступа к рабочей информации при использовании дополнительного инструмента.
Поиск из раздела «Задачи»
В интерфейсе Битрикс24 появилась отдельная вкладка «Поиск по комментариям». Она находится непосредственно в разделе «Задачи» и открывает встроенное приложение.
Пользователь вводит номер заказа, ключевую фразу или другой фрагмент текста. Приложение выводит комментарии, в которых найдено совпадение, и показывает, к каким задачам они относятся.
Если один номер встречается в нескольких комментариях или задачах, сотрудник может просмотреть все найденные результаты и выбрать нужный.
Нажатие на название задачи открывает её карточку, где можно продолжить работу и оставить новый комментарий.
Такой порядок особенно полезен в ситуации, когда сотруднику известен номер заказа, но неизвестно название связанной с ним производственной задачи.
Работа с мобильных устройств
Поиск доступен не только в веб-версии Битрикс24, но и в мобильном приложении. Сотрудники могут найти комментарий и открыть нужную задачу со смартфона, в том числе находясь непосредственно на производстве или вне офиса.
Мобильный доступ сохраняет тот же сценарий работы: пользователь вводит поисковый запрос, просматривает совпадения и переходит к соответствующей задаче. Для сотрудников, которым требуется оперативно уточнять сведения по заказам в процессе работы, не нужно возвращаться к компьютеру ради поиска.
Результат внедрения
В облачном Битрикс24 появился отдельный инструмент для поиска по комментариям к задачам. Сотрудники могут находить производственную информацию по номеру заказа или ключевой фразе, даже если этих данных нет в названии задачи.
Решение позволяет находить несколько совпадений, определять связанные с ними задачи и переходить к нужной карточке. Поиск учитывает права доступа пользователей и работает на компьютерах и мобильных устройствах.
Теперь для поиска связи между номером заказа в 1С: УНФ и производственной задачей не требуется вручную просматривать задачи и комментарии. Сотрудник может начать с известного ему номера или фрагмента сообщения и перейти непосредственно к нужной задаче.
