В Битрикс24 есть набор типовых бизнес–процессов, например, таких как «Счет на оплату» или «Заявление на отпуск». В данном проекте проводится описание процесса настройки индивидуального бизнес–процесса разработанного под нужды клиента.
Исходные данные:
Мы начали сотрудничество с заказчиком около года назад. У клиента действующая коробочная версия Битрикс24, и он обратился к нам по вопросу обновления портала, которое не производилось в течении нескольких лет, а также по вопросу доработки бизнес–процесса по потребности компании в быстром и понятном согласовании заявок на приобретение ОС.
Компания является признанным экспертом в области инжиниринга и участвует в управлении строительными проектами коммерческой, жилой, промышленной и общественно-социальной недвижимости любой степени сложности.
До обращения к нам клиент продолжительное время взаимодействовал с раннее доработанным бизнес–процессом по согласованию документов. Для этого он обращался к стороннему подрядчику по настройке «Битрикс24», но конечный итог того, как отрабатывает полученный в результате настройки БП, его не устроил и появилась потребность в повторной доработке.
Задача:
- Произвести обновление портала с учетом ранних небольших доработок системы под деятельность заказчика;
- Проверить самодиагностику системы и произвести работы по технической оптимизации портала;
- Провести анализ проблем, с которыми сталкиваются сотрудники при работе с бизнес–процессом «Согласование приобретения»;
- Выявить ошибки в построении процесса и доработать функционал процесса в соответствии с поставленным и согласованным техническим заданием.
Первым делом мы провели анализ схемы самого процесса, сложившегося в компании, составили частное техническое задание, обсудили его с заказчиком и утвердили логику процесса.
Основная суть процесса — прохождение «заявки на приобретение ОС» по руководителям отделов, разные стадии согласования, финансовое обоснование и резолюция от финансового и генерального директора.Результатом выполненного процесса также являлась возможность на выходе процесса распечатать документ о согласовании приобретения материальных ценностей.
Первая задача заключалась в добавлении уведомления от робота для сотрудников, которые участвуют в согласовании договора.
Уведомления были созданы для всех участников процесса по разным стадиям:
- Согласование заявки Руководителем отдела;
- Согласование заявки АХС;
- Согласование заявки Финансовым директором.
Отображение всех обязательных полей в бизнес–процессе
У клиента была необходимость в отображении всех полей, которые заполняют сотрудники на том или ином этапе согласования:
1 этап согласования:
В компании заказчика должность «Генерального директора» занимают несколько человек, в зависимости от того ЮЛ на которое идет приобретение ТМЦ. Встал вопрос, касательный того, что делать, если один из Генеральных директоров уйдёт в отпуск. И, в связи с этим, было принято решение по доработке сценария выбора Генерального директора.
На этапе согласования заявки АХС мы добавили новое поле: «Генеральный директор» с возможностью выбрать одного из 3-х сотрудников.
В соответствии с выбором Генерального директора право на согласование заявки переходит соответствующему сотруднику.
Также, ФИО Генерального директора должны соответственно меняться в результирующей печатной форме документа.
Результаты
- После доработки бизнес–процесса по согласованию приобретения ОС сотрудники компании смогли без проблем осуществлять согласование различных закупок внутри компании, не тратя при этом массу времени для обсуждения деталей и проблем по согласованию в различных мессенджерах, по телефону, а делать это всё в одном месте;
- Бизнес–процесс и его стадия легко отслеживается с помощью уведомлений, а компания по сей день успешно работает с этим процессом и больше не испытывает прежних проблем при взаимодействии с ним..
