Доработка бизнес–процесса в Битрикс24 на согласование заявок

28 сентября 2021
Компания:
Проектно-строительная организация
Сфера деятельности:
Предоставление профессиональных услуг по комплексному управлению инвестиционно-строительными проектами в качестве технического заказчика
Битрикс24
Битрикс24

В Битрикс24 есть набор типовых бизнес–процессов, например, таких как «Счет на оплату» или «Заявление на отпуск». В данном проекте проводится описание процесса настройки индивидуального бизнес–процесса разработанного под нужды клиента.

Исходные данные:

Мы начали сотрудничество с заказчиком около года назад. У клиента действующая коробочная версия Битрикс24, и он обратился к нам по вопросу обновления портала, которое не производилось в течении нескольких лет, а также по вопросу доработки бизнес–процесса по потребности компании в быстром и понятном согласовании заявок на приобретение ОС.

Компания является признанным экспертом в области инжиниринга и участвует в управлении строительными проектами коммерческой, жилой, промышленной и общественно-социальной недвижимости любой степени сложности.

До обращения к нам клиент продолжительное время взаимодействовал с раннее доработанным бизнес–процессом по согласованию документов. Для этого он обращался к стороннему подрядчику по настройке «Битрикс24», но конечный итог того, как отрабатывает полученный в результате настройки БП, его не устроил и появилась потребность в повторной доработке.

Задача:

  • Произвести обновление портала с учетом ранних небольших доработок системы под деятельность заказчика;
  • Проверить самодиагностику системы и произвести работы по технической оптимизации портала;
  • Провести анализ проблем, с которыми сталкиваются сотрудники при работе с бизнес–процессом «Согласование приобретения»;
  • Выявить ошибки в построении процесса и доработать функционал процесса в соответствии с поставленным и согласованным техническим заданием.

Первым делом мы провели анализ схемы самого процесса, сложившегося в компании, составили частное техническое задание, обсудили его с заказчиком и утвердили логику процесса.

Основная суть процесса — прохождение «заявки на приобретение ОС» по руководителям отделов, разные стадии согласования, финансовое обоснование и резолюция от финансового и генерального директора.

Результатом выполненного процесса также являлась возможность на выходе процесса распечатать документ о согласовании приобретения материальных ценностей.

Первая задача заключалась в добавлении уведомления от робота для сотрудников, которые участвуют в согласовании договора.

Добавление уведомлений из бизнес-процесса

Уведомления были созданы для всех участников процесса по разным стадиям:

  1. Согласование заявки Руководителем отдела;
  2. Согласование заявки АХС;
  3. Согласование заявки Финансовым директором.

Также, были установлены уведомления от робота для ответственного сотрудника в случае, если заявка отклонена и возвращена на доработку одним из согласующих лиц.

Отображение всех обязательных полей в бизнес–процессе

У клиента была необходимость в отображении всех полей, которые заполняют сотрудники на том или ином этапе согласования:

1 этап согласования:

Первый этап согласования

2 этап согласования:

Второй этап согласования проекта

3 этап согласования:

Третий этап

В компании заказчика должность «Генерального директора» занимают несколько человек, в зависимости от того ЮЛ на которое идет приобретение ТМЦ. Встал вопрос, касательный того, что делать, если один из Генеральных директоров уйдёт в отпуск.

И, в связи с этим, было принято решение по доработке сценария выбора Генерального директора.

На этапе согласования заявки АХС мы добавили новое поле: «Генеральный директор» с возможностью выбрать одного из 3-х сотрудников.

Добавление нового поля "Генеральный директор"

В соответствии с выбором Генерального директора право на согласование заявки переходит соответствующему сотруднику.

Также, ФИО Генерального директора должны соответственно меняться в результирующей печатной форме документа.

Результаты

  • После доработки бизнес–процесса по согласованию приобретения ОС сотрудники компании смогли без проблем осуществлять согласование различных закупок внутри компании, не тратя при этом массу времени для обсуждения деталей и проблем по согласованию в различных мессенджерах, по телефону, а делать это всё в одном месте;
  • Бизнес–процесс и его стадия легко отслеживается с помощью уведомлений, а компания по сей день успешно работает с этим процессом и больше не испытывает прежних проблем при взаимодействии с ним.
Возможности Битрикс24 практически безграничны. Звоните нам и обращайтесь за подобным проектом, мы сможем грамотно реализовать внедрение, настройку и доработку Bitrix24.
Иконка для обратной связи
У Вас похожая задача?Мы всегда готовы подсказать решение!
Задайте вопросы напрямую руководителю данного проекта (9.00–23.00):
+7 960 238-84-41