Смарт-процесс по согласованию счетов в Битрикс24

20 мая 2024
Компания:
Информационное агентство
Сфера деятельности:
Проведение тематических конференций по финансовым рынкам
Битрикс24
Битрикс24

В приведённом далее проекте мы рассказываем о создании смарт-процесса Битрикс24, с помощью которого клиенту удалось организовать единую систему по хранению и движению счетов на оплату.

Настройка смарт-процесса по согласованию счетов на оплату в Битрикс24

Вводные данные о кейсе:

Наш клиент — крупное информационное агентство, специализирующееся в сфере финансовых рынков. Продолжительное время мы занимались обслуживанием ИТ-инфраструктуры заказчика, а год назад он обратился к нам с запросом на внедрение коробочного портала Битрикс24.

В процессе внедрения мы параллельно выполняли несколько нетиповых доработок функциональных возможностей Битрикс24, нацеленных на упрощение работы менеджеров по персоналу.

Когда все запланированные работы были завершены, и персонал был полностью переведён в новое корпоративное пространство, мы несколько раз проводили онлайн-встречи, посвящённые знакомству с функциональными возможностями продукта. На одной из таких встреч обсуждался вопрос разработки сложных сценариев документооборота внутри компании. Так у нас появилась задача по созданию поэтапного процесса Битрикс24.

Основная «боль» нашего заказчика заключалась не только в отсутствии последовательного, отслеживаемого процесса, но и в отсутствии единой системы хранения различных версий документов.

Так как на протяжении всего движения по бизнес-процессу пользователи неоднократно прикладывают различные версии документов — мы предложили вариант разработки отдельного раздела, включающего в себя всю историю изменений файлов, заполняемую пользователями на каждом этапе движения по стадиям.

Задача: создание смарт-процесса по согласованию счетов на оплату

На этапе планирования работ мы:

  • Провели анализ схемы процесса, сложившегося в компании;
  • Составили техническое задание, обсудили и утвердили логику процесса с клиентом.

Сама разработка процесса была разделена на две параллельно выполняющиеся задачи — создание смарт-процесса в Битрикс24 и настройка отдельного раздела для хранения карточек запросов на согласование счетов.

Принцип работы смарт-процесса по согласованию счетов в Битрикс24

Основная суть процесса — отслеживание всего пути документа от прикрепления первичной версии документа до его отправки в архив.

Каждый запрос на согласование счетов в Битрикс24 проходит следующие стадии:

  • «Запуск согласования счёта»;
  • «Отправка счёта на утверждение согласующим лицам»;
  • «Отправка счёта на утверждение бухгалтерии».

Принцип работы смарт-процесса по согласованию счетов в Битрикс24

При отклонении счёта одним из согласующих лиц, запрос попадает на стадию:

  • «Отклонено согласующими лицами».

В случае, если по какой-то причине необходимо приостановить или завершить работу над конкретным счётом, пользователи в ручном режиме переводят смарт-процесс на стадию:

  • «Процесс согласования отменён или приостановлен».

Процесс согласования отменён или приостановлен

При успешном прохождении всех стадий запрос автоматически переходит на стадию:

  • «Счёт успешно согласован и утверждён».

Счёт успешно согласован и утверждён

На основании этой информации весь процесс был разделён на стадии. Далее мы более подробно опишем этапы по запуску процесса и «перемещению» документа по стадиям.

1. Заполнение вводной информации о счёте

При первичном запуске смарт-процесса пользователь заполняет ряд обязательных и дополнительных полей, которые в последующем будут храниться в карточке запроса.

Заполнение вводной информации о счёте

Одна из немаловажных потребностей заказчика заключалась в проработке дополнительной логики работы некоторых полей.

  • В случае, если поле «Счёт отправлен в ЭДО?» заполняется значением «Да» — поле «Файл счёта» автоматически становится необязательным и процесс автоматически переходит на стадию «Отправка счёта на утверждение согласующим лицам».
  • В случае, если поле «Счёт не был отправлен в ЭДО?» заполняется значением «Нет» — заполнение поля «Файл счёта» является обязательным.

Смарт-процесс в Битрикс24 не сможет перейти на следующую стадию, пока файл счёта не будет прикреплён. Для удобства пользователей наш специалист подключил автоматическую генерацию комментария, внутри которого находится памятка о прикреплении документа посредством прохождения короткого бизнес-процесса.

2. Согласование документа

Одним из основных запросов заказчика являлась возможность ограничивать круг согласующих лиц. В связи с этим на базе функционала бизнес-процессов была реализованы логика выстраивания различных сценариев проверки заполненных значений в поле «Согласующие лица».

Рис. 1 Схема бизнес-процесса

Схема бизнес-процесса

После того, как поле «Согласующие лица» заполнено — пользователю или нескольким пользователям приходит системное и почтовое уведомление о том, что сотрудник оставил новую заявку на согласование счёта:

Системное и почтовое уведомление о том, что сотрудник оставил новую заявку на согласование счёта

Параллельно с уведомлениями согласующим лицам также приходит задание в виде бизнес-процесса:

Задание в виде бизнес-процесса в смарт-процессе по согласованию счетов

  • В случае, если запрос одобрен — согласующему лицу необходимо нажать на кнопку «Согласовать счёт». В этот момент инициатору заявки приходит уведомление об успешном согласовании счёта и процесс переходит на финальную стадию «Отправка счёта на утверждение бухгалтерии».
  • В случае отклонения запроса автору заявки и согласующим лицам приходит соответствующее уведомление и процесс автоматически переходит на стадию «Отклонено согласующими лицами».

3. Отправка счёта на утверждение бухгалтерии

На финальной стадии процесса настроено автоматическое формирование задачи по шаблону, внутри которого:

  • Продублированы все данные из карточки смарт-процесса;
  • Автоматически подставлены ответственное лицо и соисполнители.

Отправка счёта на утверждение бухгалтерии

После завершения задачи процесс переходит на успешную стадию «Счёт успешно согласован и утверждён» и внутри карточки автоматически формируется файл «Акцепт», в котором находится вся информация о конкретной заявке по согласованию счёта.

Об итогах данного кейса:

  • 1Для заказчика разработан удобный и понятный смарт-процесс, позволяющий без проблем осуществлять согласование счетов;
  • 2Клиенту удалось перенести обсуждение деталей и проблем из сторонних сервисов в единое информационное пространство с чёткой фиксацией каждого шага.
Иконка для обратной связи
У Вас похожая задача?Мы всегда готовы подсказать решение!
Задайте вопросы напрямую руководителю данного проекта (9.00–23.00):
+7 960 238-84-41