В приведённом далее проекте мы рассказываем о создании смарт-процесса Битрикс24, с помощью которого клиенту удалось организовать единую систему по хранению и движению счетов на оплату.
Вводные данные о кейсе:
Наш клиент — крупное информационное агентство, специализирующееся в сфере финансовых рынков. Продолжительное время мы занимались обслуживанием ИТ-инфраструктуры заказчика, а год назад он обратился к нам с запросом на внедрение коробочного портала Битрикс24.
В процессе внедрения мы параллельно выполняли несколько нетиповых доработок функциональных возможностей Битрикс24, нацеленных на упрощение работы менеджеров по персоналу.
Когда все запланированные работы были завершены, и персонал был полностью переведён в новое корпоративное пространство, мы несколько раз проводили онлайн-встречи, посвящённые знакомству с функциональными возможностями продукта. На одной из таких встреч обсуждался вопрос разработки сложных сценариев документооборота внутри компании. Так у нас появилась задача по созданию поэтапного процесса Битрикс24.
Основная «боль» нашего заказчика заключалась не только в отсутствии последовательного, отслеживаемого процесса, но и в отсутствии единой системы хранения различных версий документов.
Так как на протяжении всего движения по бизнес-процессу пользователи неоднократно прикладывают различные версии документов — мы предложили вариант разработки отдельного раздела, включающего в себя всю историю изменений файлов, заполняемую пользователями на каждом этапе движения по стадиям.
Задача: создание смарт-процесса по согласованию счетов на оплату
На этапе планирования работ мы:
- Провели анализ схемы процесса, сложившегося в компании;
- Составили техническое задание, обсудили и утвердили логику процесса с клиентом.
Сама разработка процесса была разделена на две параллельно выполняющиеся задачи — создание смарт-процесса в Битрикс24 и настройка отдельного раздела для хранения карточек запросов на согласование счетов.
Принцип работы смарт-процесса по согласованию счетов в Битрикс24
Основная суть процесса — отслеживание всего пути документа от прикрепления первичной версии документа до его отправки в архив.
Каждый запрос на согласование счетов в Битрикс24 проходит следующие стадии:
- «Запуск согласования счёта»;
- «Отправка счёта на утверждение согласующим лицам»;
- «Отправка счёта на утверждение бухгалтерии».
При отклонении счёта одним из согласующих лиц, запрос попадает на стадию:
- «Отклонено согласующими лицами».
В случае, если по какой-то причине необходимо приостановить или завершить работу над конкретным счётом, пользователи в ручном режиме переводят смарт-процесс на стадию:
- «Процесс согласования отменён или приостановлен».
При успешном прохождении всех стадий запрос автоматически переходит на стадию:
- «Счёт успешно согласован и утверждён».
На основании этой информации весь процесс был разделён на стадии. Далее мы более подробно опишем этапы по запуску процесса и «перемещению» документа по стадиям.
1. Заполнение вводной информации о счёте
При первичном запуске смарт-процесса пользователь заполняет ряд обязательных и дополнительных полей, которые в последующем будут храниться в карточке запроса.
Одна из немаловажных потребностей заказчика заключалась в проработке дополнительной логики работы некоторых полей.
- В случае, если поле «Счёт отправлен в ЭДО?» заполняется значением «Да» — поле «Файл счёта» автоматически становится необязательным и процесс автоматически переходит на стадию «Отправка счёта на утверждение согласующим лицам».
- В случае, если поле «Счёт не был отправлен в ЭДО?» заполняется значением «Нет» — заполнение поля «Файл счёта» является обязательным.
Смарт-процесс в Битрикс24 не сможет перейти на следующую стадию, пока файл счёта не будет прикреплён. Для удобства пользователей наш специалист подключил автоматическую генерацию комментария, внутри которого находится памятка о прикреплении документа посредством прохождения короткого бизнес-процесса.
2. Согласование документа
Одним из основных запросов заказчика являлась возможность ограничивать круг согласующих лиц. В связи с этим на базе функционала бизнес-процессов была реализованы логика выстраивания различных сценариев проверки заполненных значений в поле «Согласующие лица».
Рис. 1 Схема бизнес-процесса
После того, как поле «Согласующие лица» заполнено — пользователю или нескольким пользователям приходит системное и почтовое уведомление о том, что сотрудник оставил новую заявку на согласование счёта:
Параллельно с уведомлениями согласующим лицам также приходит задание в виде бизнес-процесса:
- В случае, если запрос одобрен — согласующему лицу необходимо нажать на кнопку «Согласовать счёт». В этот момент инициатору заявки приходит уведомление об успешном согласовании счёта и процесс переходит на финальную стадию «Отправка счёта на утверждение бухгалтерии».
- В случае отклонения запроса автору заявки и согласующим лицам приходит соответствующее уведомление и процесс автоматически переходит на стадию «Отклонено согласующими лицами».
3. Отправка счёта на утверждение бухгалтерии
На финальной стадии процесса настроено автоматическое формирование задачи по шаблону, внутри которого:
- Продублированы все данные из карточки смарт-процесса;
- Автоматически подставлены ответственное лицо и соисполнители.
После завершения задачи процесс переходит на успешную стадию «Счёт успешно согласован и утверждён» и внутри карточки автоматически формируется файл «Акцепт», в котором находится вся информация о конкретной заявке по согласованию счёта.
Об итогах данного кейса:
- 1Для заказчика разработан удобный и понятный смарт-процесс, позволяющий без проблем осуществлять согласование счетов;
- 2Клиенту удалось перенести обсуждение деталей и проблем из сторонних сервисов в единое информационное пространство с чёткой фиксацией каждого шага.
