Bitrix24 — мощная и в тоже время простая система, которая позволяет организовывать корпоративную площадку, автоматизировать работу процессов внутри компании и наладить взаимодействие между ее отделами. Она позволяет ставить перед сотрудниками задачи, контролировать их выполнение, вести клиентскую базу, создать социальную сеть компании и еще многое другое.
В данном проекте мы описываем процесс внедрения облачного портала Bitrix24 и его дальнейшую настройку под нужды клиента.
Задача
Заказчик обратился к нам со следующим перечнем задач:
- 1Выбрать наилучший тариф в соответствие со всеми потребностями, которые касаются функционала и количества пользователей;
- 2Реализовать выгрузку в CRM-систему клиентской базы данных (контакты, компании) из другой системы в формате CSV;
- 3Доработать внешний вид типовых шаблонов документов Битрикс24 в соответствии с особенностями организации;
- 4Осуществить настройку определённых разделов Битрикс24 типовыми средствами;
- 5Составить подробный мануал по работе с системой для сотрудников компании;
- 6Внедрить облачный портал и добавить на портал всех сотрудников компании;
- 7Смоделировать в Битрикс24 необходимые сценарии рабочих процессов;
- 8Подключить и настроить в Битрикс24 телефонию от «Mango-Office».
Реализация
Перед началом проекта мы провели личную встречу с сотрудником, ответственным за процесс внедрения Битрикс24 в компании.
В процессе обсуждения задач нам удалось:
- 1Провести детальный анализ бизнес-процессов внутри компании заказчика;
- 2Составить точное техническое задание;
- 3Согласовать сроки выполнения проекта.
После получения вводных данных мы перешли к наполнению портала, а именно:
- 1Добавили всех сотрудников компании на портал и настроили организационную структуру;
- 2Приобрели выбранный клиентом тариф;
- 3Изменили домен портала.
Этап подключения почты к Битрикс24
В качестве почтового ящика компания клиента использовала сервис от "Яндекс".
Специалистом по внедрению Битрикс24 был составлен подробный мануал по интеграции почтового ящика с разделом "Почта" для всех сотрудников организации.
Зачастую подключение почтового сервиса используется для интеграции с разделом «CRM» и дальнейшей связи с его элементами, например для создания на основании входящего письма с новым email-адресом лида или сделки, но в случае с нашим клиент такой интеграции не потребовалось, поэтому связь между ними была отключена.
Настройка карточек и стадий для лидов и сделок в Bitrix24
После успешного подключения всех сотрудников мы перешли к следующему этапу – настройке карточек и стадий для лидов и сделок в разделе «CRM».
Мы получили список текущих стадий, по которым в компании продвигаются лиды, и отобразили это в Bitrix24.
Чтобы при работе с лидами менеджеры не отвлекались на заполнение лишних полей в карточке, мы оставили только те, которые необходимы в первую очередь.
Специалист по внедрению написал подробную инструкцию по созданию полей, с подробным описанием их особенностей.
Карточка сделок и их стадии были также настроены в соответствии с планом, по которому в компании продвигаются сделки.
Воронку продаж мы настроили в соответствии со стадиями сделок.
Настройка шаблонов документов
Когда настройка сделок и лидов была завершена остался один, немаловажный пункт – настройка шаблонов документов.
Нужно было видоизменить 2 шаблона:
- 1Акт;
- 2Счёт.
Мы добавили в шаблоны усовершенствованную таблицу, сократили количество полей для заполнения и вставили актуальные печати и подписи:
Подключение и настройка телефонии в Bitrix24
Также на портале заказчика мы осуществили подключение и настройку телефонии.
Так как клиент использовал услуги телефонии от провайдера «Mango-Office» — в процессе подключения никаких проблем не возникло.
В результате при работе в CRM менеджеры компании получили возможность автоматической фиксации общения со своими клиентами в разрезе Лидов и Сделок.
Перенос данных из таблиц Excel в Bitrix24
И завершающий этап наполнения портала – это перенос данных из таблиц Excel.
Специалист осуществил перенос данных в раздел «CRM» → «Компании» и «Контакты» из таблицы Excel с перечнем организаций, по которыми ведётся взаимодействие со стороны заказчика.
Когда настройка «CRM» была выполнена в полном объёме, все сотрудники успешно авторизовались на портале и подключили рабочую почту – осталось определиться с правами доступа к разделу «CRM».
Так как у каждого менеджера был свой перечень клиентов, с которыми он ведёт взаимодействие, нужно было привязать каждую компанию к конкретному сотруднику и настроить права так, чтобы у сотрудника был доступ только к своим компаниям.
Результаты реализации проекта по внедрению корпоративного портала Bitrix24
- 1В установленные сроки был внедрён полноценный рабочий инструмент;
- 2Менеджерам компании удалось полностью автоматизировать работу по лидам и сделкам, что в итоге положительно сказалось на количестве подписанных договоров об оказании услуг;
- 3Благодаря составленному мануалу по работе с системой, пользователи быстро включились в работу и с первого дня начали активную работу в Битрикс24;
- 4Заказчик получил готовое решение для ведения CRM-учета в своей организации, а также надежного партнера по системам 1С-Битрикс в лице нашей компании.
