Bitrix24 — мощная и в тоже время простая система, которая позволяет организовывать корпоративную площадку, автоматизировать работу процессов внутри компании и наладить взаимодействие между ее отделами. Она позволяет ставить перед сотрудниками задачи, контролировать их выполнение, вести клиентскую базу, создать социальную сеть компании и еще многое другое.
В данном проекте мы описываем процесс внедрения облачного портала Bitrix24 и его дальнейшую настройку под нужды клиента.
Задача по внедрению Bitrix24
Заказчик обратился к нам со следующим перечнем задач:
- Выбрать наилучший тариф в соответствие со всеми потребностями, которые касаются функционала и количества пользователей;
- Реализовать выгрузку в CRM-систему клиентской базы данных (контакты, компании) из другой системы в формате CSV;
- Доработать внешний вид типовых шаблонов документов Битрикс24 в соответствии с особенностями организации;
- Осуществить настройку определённых разделов Битрикс24 типовыми средствами;
- Составить подробный мануал по работе с системой для сотрудников компании;
- Внедрить облачный портал и добавить на портал всех сотрудников компании;
- Смоделировать в Битрикс24 необходимые сценарии рабочих процессов;
- Подключить и настроить в Битрикс24 телефонию от «Mango-Office».
Реализация
Перед началом проекта мы провели личную встречу с сотрудником, ответственным за процесс внедрения Битрикс24 в компании.
В процессе обсуждения задач нам удалось:
- Провести детальный анализ бизнес-процессов внутри компании заказчика;
- Составить точное техническое задание;
- Согласовать сроки выполнения проекта.
По итогам встречи у нас был составлен чёткий план выполнения задач и полный перечень данных, которые необходимо предоставить со стороны заказчика для наполнения портала. Также мы наладили коммуникацию со всеми сотрудниками, которые должны были принимать участие во внедрении корпоративного портала.
После получения вводных данных мы перешли к наполнению портала, а именно:
- Добавили всех сотрудников компании на портал и настроили организационную структуру;
- Приобрели выбранный клиентом тариф;
- Изменили домен портала.
Этап подключения почты к Битрикс24
В качестве почтового ящика компания клиента использовала сервис от "Яндекс".
Специалистом по внедрению Битрикс24 был составлен подробный мануал по интеграции почтового ящика с разделом "Почта" для всех сотрудников организации.
Зачастую подключение почтового сервиса используется для интеграции с разделом «CRM» и дальнейшей связи с его элементами, например для создания на основании входящего письма с новым email-адресом лида или сделки, но в случае с нашим клиент такой интеграции не потребовалось, поэтому связь между ними была отключена.
Настройка карточек и стадий для лидов и сделок в Bitrix24
После успешного подключения всех сотрудников мы перешли к следующему этапу – настройке карточек и стадий для лидов и сделок в разделе «CRM».
Мы получили список текущих стадий, по которым в компании продвигаются лиды, и отобразили это в Bitrix24.
Чтобы при работе с лидами менеджеры не отвлекались на заполнение лишних полей в карточке, мы оставили только те, которые необходимы в первую очередь.
Специалист по внедрению написал подробную инструкцию по созданию полей, с подробным описанием их особенностей.
Карточка сделок и их стадии были также настроены в соответствии с планом, по которому в компании продвигаются сделки.
Воронку продаж мы настроили в соответствии со стадиями сделок.
Настройка шаблонов документов
Когда настройка сделок и лидов была завершена остался один, немаловажный пункт – настройка шаблонов документов.
Нужно было видоизменить 2 шаблона:
- 1Акт;
- 2Счёт.
Мы добавили в шаблоны усовершенствованную таблицу, сократили количество полей для заполнения и вставили актуальные печати и подписи:
Подключение и настройка телефонии в Bitrix24
Так как клиент использовал услуги телефонии от провайдера «Mango-Office» — в процессе подключения никаких проблем не возникло.
В результате при работе в CRM менеджеры компании получили возможность автоматической фиксации общения со своими клиентами в разрезе Лидов и Сделок.
Перенос данных из таблиц Excel в Bitrix24
И завершающий этап наполнения портала – это перенос данных из таблиц Excel.
Специалист осуществил перенос данных в раздел «CRM» → «Компании» и «Контакты» из таблицы Excel с перечнем организаций, по которыми ведётся взаимодействие со стороны заказчика.
Когда настройка «CRM» была выполнена в полном объёме, все сотрудники успешно авторизовались на портале и подключили рабочую почту – осталось определиться с правами доступа к разделу «CRM».
Так как у каждого менеджера был свой перечень клиентов, с которыми он ведёт взаимодействие, нужно было привязать каждую компанию к конкретному сотруднику и настроить права так, чтобы у сотрудника был доступ только к своим компаниям.
Результаты реализации проекта по внедрению корпоративного портала Bitrix24
- 1В установленные сроки был внедрён полноценный рабочий инструмент;
- 2Менеджерам компании удалось полностью автоматизировать работу по лидам и сделкам, что в итоге положительно сказалось на количестве подписанных договоров об оказании услуг;
- 3Благодаря составленному мануалу по работе с системой, пользователи быстро включились в работу и с первого дня начали активную работу в Битрикс24;
- 4Заказчик получил готовое решение для ведения CRM-учета в своей организации, а также надежного партнера по системам 1С-Битрикс в лице нашей компании.
