Bitrix24 — удобная и многофункциональная CRM-система, которая способна значительно облегчить рабочие процессы для всех сотрудников компании.
Даже типовой функционал способен закрыть большое количество запросов организаций из разных сфер деятельности.
В данном проекте мы опишем типовое внедрение корпоративного портала Битрикс24 и его дальнейшую настройку под специфику клиента.
Задачи по внедрению облачного портала
- 1Подобрать для клиента тариф в соответствии с его потребностями, касательными функционала и количества сотрудников;
- 2Создать корпоративный портал и осуществить настройку типового функционала в соответствии с особенностями сферы деятельности компании и сложившихся в ней бизнес-процессов;
- 3Выгрузить в Битрикс24 актуальную базу данных по клиентам из другой системы в формате CSV;
- 4Смоделировать в системе необходимые рабочие процессы;
- 5Провести презентацию по функционалу для персонала компании и подготовить подробный мануал по работе с Битрикс24.
Реализация
Для чёткого понимания целей внедрения Битрикс24 и работы внутри компании, было принято решение начать выполнение проекта с личного знакомства с компанией заказчика.
В процессе встречи были определены основные потребности клиента, рассмотрено несколько схем рабочего процесса и составлено техническое задание с поэтапным внедрением каждого из разделов Битрикс24.
После личного знакомства с клиентом мы перешли к созданию и наполнению корпоративного портала.
Обе стороны согласовали сроки выполнения внедрения Битрикс24 и этапы наполнения портала следующей информацией:
- Данными о пользователях портала (ФИО, email, контактные и добавочные номера сотрудников, должность и подразделение);
- Сведениями о компаниях, с которыми ведётся взаимодействие;
- Сведениями о товарах, продажу которых осуществляет заказчик.
Первый этап — настройка портала
Как только заказчик предоставил первичную информацию, специалист по Bitrix24 осуществил выгрузку пользователей на портал, прикрепил их к организационной структуре компании и настроил карточку сотрудников для пользователей.
Следующий этап:
- Перенос данных в раздел «CRM» → «Компании» из таблицы Excel с перечнем организаций, по которыми ведётся взаимодействие со стороны заказчика;
- Перенос товаров в раздел «CRM» → «Товары» из таблицы Excel с перечнем позиций, продажу которых осуществляет клиент.
Так как сфера деятельности заказчика достаточно узкопрофильна, перед началом выгрузки всех данных был изменён типовой внешний вид карточек компаний и товаров. Созданы дополнительные поля и удалены ненужные. После успешной выгрузки данных и первичного наполнения портала мы перешли, пожалуй, к самой важной части проекта — настройке сделок в разделе CRM.
В связи с нетиповым процессом ведения продаж, первым делом была отредактирована и полностью перенастроена под нужды клиента карточка сделок.
В ходе обследования у компании было выявлено 3 направления, по которым должны вестись сделки:
- Регулярный заказ от постоянного клиента;
- Новый заказ от постоянного клиента;
- Новый заказ от нового клиента.
По каждому направлению были осуществлены настройки стадий сделок и распределение прав доступа к CRM для сотрудников. Также для портала заказчика были выполнены настройки внутренних роботов в системе, которые будут оповещать пользователей о различных процессах, происходящих во время движения сделок по стадиям.
Когда все настройки раздела «CRM» были выполнены в полном объёме, мы перешли перешли к завершающему этапу проекта: подключению корпоративной почты компании к Битрикс24.
Во время подключения почты с помощью IMAP возникла проблема — отсутствие на почтовом сервере Заказчика сертификата безопасности. Без него осуществить подключение почтового ящика по данному протоколу невозможно.
Совместными усилиями, проблема в кротчайшие сроки была решена. Заказчик приобрёл сертификат, и мы успешно продолжили подключение и настройку почтового ящика для сотрудников компании.
Результаты
- 1В установленные сроки был развёрнут полноценный рабочий инструмент;
- 2Заказчику удалось автоматизировать несколько процессов, связанных с работой менеджеров компании;
- 3Благодаря проведённому инструктажу по работе с порталом — взаимодействие внутри коллектива стало в разы продуктивнее;
- 4Заказчик получил удобный инструментарий для ведения CRM-учета в своей организации, а также надежного партнера по системам 1С-Битрикс в лице нашей компании.
