Сервисная компания с распределённой сетью объектов теряла часы на сверку бумажных журналов, согласование выполненных работ и подтверждение факта обслуживания перед заказчиками.
Часть данных хранилась в бумаге, часть — в таблицах и переписках, из-за чего возникали споры, задержки оплат и высокая нагрузка на сотрудников.
Для решения задачи была разработана кастомная система ведения журналов посещений и обслуживания объектов на базе Laravel, ориентированная на реальные процессы сервисной компании и масштабирование под рост числа объектов и пользователей.
Система обеспечила электронную фиксацию работ, подтверждение со стороны всех участников процесса и единое пространство данных.
Данный кейс будет особенно актуален для:
- Организаций, которым необходимо фиксировать факт выполнения работ с подтверждением со стороны заказчика;
- Компаний, оказывающих услуги технического обслуживания и эксплуатации инженерных систем;
- Компаний, заинтересованных в замене бумажных журналов на единый цифровой стандарт;
- Сервисных и подрядных организаций, работающих с распределённой сетью объектов;
- Компаний в сфере противопожарной безопасности, охранных и инженерных систем.
Что такое цифровые журналы обслуживания?
Это инструмент для фиксации и хранения информации о выполненных работах на объектах с централизованным доступом, историей изменений и возможностью подтверждения записей электронной подписью.
Исходные данные о проекте:
К моменту начала сотрудничества с заказчиком — компанией, оказывающей услуги безопасности для B2B- и B2C-сегмента и специализирующейся на комплексных решениях для защиты строительных объектов — процессы ведения журналов технического обслуживания находились в сложном и плохо масштабируемом состоянии.
Работа с объектами велась преимущественно в бумажном виде либо с использованием разрозненных цифровых инструментов, не связанных между собой в единую систему. Это приводило к высокой нагрузке на сотрудников, затрудняло контроль выполненных работ и усложняло взаимодействие с клиентами и подрядчиками на строительных площадках.
По мере роста количества объектов, заказчиков и участников процесса проблема становилась всё более ощутимой. Проверка журналов занимала значительное время, а подтверждение факта выполнения работ регулярно вызывало вопросы со стороны заказчиков, технического надзора и контролирующих служб.
Именно в этот момент, около трёх лет назад, началось сотрудничество с нашим клиентом. На старте проекта основной задачей стало создание базового цифрового инструмента, который позволил бы упорядочить процесс ведения журналов и сделать информацию по объектам доступной в электронном виде.
Цели проекта:
В рамках текущего проекта требовалось разработать масштабируемую систему, которая позволяет:
- 1Обеспечивать факт подписания пользователями системы записей в журналах своими электронными подписями (НЭП);
- 2Вести электронные журналы технического обслуживания по каждому объекту;
- 3Контролировать процесс обслуживания со стороны оператора и абонента;
- 4Предоставлять доступ к данным в зависимости от роли пользователя;
- 5Регистрировать факты проведения работ с детальным описанием.
Реализация и функциональность:
Система «Электронные журналы» была разработана как самостоятельное веб-приложение на базе Laravel и внедрена в ИТ-контур заказчика.
Решение не являлось модулем сторонней CRM или портала — это отдельная система с собственной логикой, базой данных и интерфейсом пользователей. При этом она была интегрирована с внутренними сервисами компании: учетными записями сотрудников, структурой организаций и процессами обслуживания объектов.
Такой подход позволил сохранить независимость разработки, гибко развивать функциональность и масштабировать систему под рост количества объектов, пользователей и операторов без ограничений типовых платформ.
Ролевая модель и доступы
В системе реализована многоуровневая ролевая модель, включающая:
- Администраторов оператора и абонента;
- Суперадминистратора системы;
- Сотрудников оператора;
- Сотрудников абонента.
Каждая роль имеет строго определённые права на работу с объектами, журналами, событиями и электронными подписями. Доступ к данным ограничивается рамками организации и закреплённых объектов.
Работа с объектами и журналами
- Для каждого абонента в системе создаются объекты обслуживания:
- По каждому объекту формируются электронные журналы различных типов:
- В один момент времени по объекту может быть активен только один журнал каждого типа, предыдущие версии переводятся в архив.
Регистрация и подтверждение работ
- Сотрудник оператора вносит информацию о выполненных работах:
- Запись автоматически требует подписания ответственными лицами со стороны оператора и абонента;
- При изменении записи ранее наложенные подписи отзываются, и запускается повторное согласование.
Таким образом обеспечивается прозрачная и контролируемая история обслуживания объектов.
Электронные подписи
В системе реализован выпуск и контроль неквалифицированных электронных подписей в соответствии с требованиями ФЗ-63:
- Пользователь может запросить выпуск или отзыв подписи:
- Верификацию данных и выпуск подписи осуществляет владелец системы:
- Каждая подпись имеет срок действия и уникальный ключ;
- Предусмотрена отдельная страница для проверки подлинности подписи.
Технические особенности
- Система спроектирована с учётом масштабируемости и работы с большим количеством сущностей;
- Специалистом была реализована централизованная база данных для хранения журналов и подписей;
- Реализация выпуска/отзыва/проверки электронных подписей реализована на основе использования механизмов OpenSSL;
- Для клиента предусмотрена возможность генерации печатных форм журналов в формате PDF.
Для удобства отслеживания за всеми событиями разработана система событий и уведомлений для контроля действий пользователей:
Работа с событиями для ответственных за Объектами/Журналами лиц:
Работа с событиями для администраторов:
Расположение уведомлений у пользователей системы:
Результаты проекта по внедрению системы электронных журналов:
В результате реализации проекта заказчик получил готовую к эксплуатации систему электронных журналов, адаптированную под реальные процессы технического обслуживания и требования со стороны клиентов.
После внедрения решение используется на реальных объектах обслуживания и позволяет:
- Фиксировать и подтверждать выполненные работы с использованием электронных подписей;
- Масштабировать систему под рост количества объектов, пользователей и операторов;
- Централизованно вести журналы технического обслуживания по объектам;
- Обеспечивать прозрачный контроль действий всех участников процесса;
- Оперативно выявлять изменения и поддерживать актуальность данных.
