Когда внутренняя курьерская служба живёт в мессенджерах, почте и разрозненных таблицах, процесс быстро выходит из-под контроля. Заявки теряются, статусы приходится уточнять вручную, диспетчеры перегружены звонками, а руководство не видит реальной картины по срокам и исполнению.
Именно с такой ситуацией к нам обратился клиент.
В этом кейсе рассказываем, как мы выстроили единый цифровой процесс внутренней доставки — от создания заявки сотрудником до передачи, контроля исполнения и закрытия. В результате диспетчеры избавились от рутины, сотрудники получили понятный сервис, а руководство — прозрачную и управляемую систему.
Для кого подойдёт данный кейс
Данный проект будет полезен компаниям, которые:
- Имеют собственную службу курьерской или внутренней доставки;
- Сталкиваются с большим количеством внутренних перемещений документов, ТМЦ или оборудования;
- Нуждаются в мобильных рабочих сценариях для сотрудников;
- Нуждаются в автоматизации процессов без полной переработки существующей системы.
До автоматизации: разрозненные таблицы и отсутствие контроля
Клиент — крупный машиностроительный завод, работающий в сфере металлургии и производства машиностроительного металлопроката. Предприятие включает несколько производственных и административных подразделений с высокой интенсивностью внутреннего документооборота и перемещения материальных ценностей.
На момент старта проекта процесс внутренней курьерской доставки формально существовал, но был выстроен фрагментарно. Заявки на перемещение документов, оборудования и комплектующих создавались через почту, мессенджеры и устные договорённости, а фиксация плановых и фактических доставок велась в Excel-таблицах.
Контроль исполнения зависел от человеческого фактора:
- Руководители не имели целостной картины по текущим задачам;
- Часть заявок терялась или обрабатывалась с задержкой;
- Данные дублировались в разных источниках;
- Статусы уточнялись вручную.
Процесс включал несколько ролей — инициаторов заявок, операторов, курьеров и руководителей подразделений.
При этом у участников отсутствовало единое рабочее пространство:
- Отсутствовала прозрачная логика статусов и маршрутизации;
- Курьеры не имели удобного мобильного инструмента;
- Аналитика и контроль сроков велись вручную;
- Не было общей базы заявок.
В условиях крупного промышленного предприятия такая модель работы приводила к перегрузке сотрудников, ошибкам и снижению управляемости процесса.
Компании требовалось создать независимую цифровую платформу, которая объединила бы всех участников в одном интерфейсе, обеспечила прозрачность каждого этапа и дала руководству инструмент оперативного контроля.
Основная задача проекта &mdash разработать единую систему на базе Laravel, интегрированную в ИТ-инфраструктуру предприятия, которая автоматизировала бы процесс внутренней курьерской доставки от создания заявки до её закрытия и позволила перейти от хаоса в таблицах к управляемому и визуализированному процессу.
Цели проекта
- 1Создать удобный интерфейс для подачи и отслеживания заявок на доставку;
- 2Обеспечить прозрачность статусов, уведомлений и ответственности;
- 3Обеспечить работу всех участников процесса в едином контуре;
- 4Реализовать мобильный сценарий работы курьеров.
Выбор архитектуры решения
В качестве оптимального подхода было принято решение о разработке самостоятельного веб-приложения на базе Laravel, полностью адаптированного под бизнес-процессы предприятия и интегрированного в существующую ИТ-инфраструктуру заказчика.
Созданная система объединила в едином цифровом пространстве:
- Инструменты контроля сроков и актуализации данных в режиме реального времени;
- Кастомную форму подачи заявок с учётом особенностей внутренних регламентов;
- Гибкую систему статусов, уведомлений и автоматической маршрутизации заявок;
- Централизованный реестр доставок с разграничением прав доступа по ролям;
- Удобный мобильный интерфейс для работы курьеров.
Поэтапный процесс реализации потребности:
1. Разработка приложения на базе Laravel
На первом этапе ИТ-специалист приступил к разработке самостоятельного веб-приложения на базе Laravel, доступного как в браузере, так и на мобильных устройствах в формате Progressive Web App (PWA).
Решение проектировалось как независимая система с единым интерфейсом для всех участников процесса — от операторов до курьеров — с возможностью удобной работы как со стационарных рабочих мест, так и «в поле».
В приложении реализована работа с заявками на перемещение для следующих ролей:
- Курьер — работа с назначенными заявками, изменение статусов в процессе доставки;
- Отправитель / Получатель — создание и просмотр заявок, отслеживание статусов;
- Диспетчер — администрирование процесса, контроль и управление заявками.
2. Разработка формы заявки на перемещение
Следующим этапом стала разработка кастомной формы подачи заявок внутри созданной системы.
Форма проектировалась как ключевая точка входа в процесс внутренней доставки — с учётом ролей сотрудников, бизнес-логики предприятия и требований к автоматизации.
Была реализована следующая логика работы формы:
- Автоматическое создание карточки доставки в системе с сохранением всей истории изменений;
- Автоматическое назначение ответственного диспетчера по заданным правилам;
- Автозаполнение данных на основании учётной записи сотрудника;
- Нумерация заявок в соответствии с бизнес-алгоритмом предприятия;
- Поддержка нескольких типов заявок с разной маршрутизацией;
- Гибкая настройка обязательных, условных и скрытых полей.
В результате форма стала не просто инструментом подачи заявки, а полноценным механизмом запуска бизнес-процесса с прозрачной логикой движения задачи от инициатора до её закрытия:
3. Интерфейс списка заявок
В приложении реализован единый список заявок с учетом роли пользователя:
- Каждый пользователь видит только свои заявки;
- Курьер — с назначенными ему доставками;
- Диспетчер работает со всеми заявками.
Также реализованы:
- Вкладки «В работе», «Закрытые», «Остановленные»;
- Адаптация интерфейса под мобильные устройства;
- Фильтры по типу заявки, датам, ролям;
- Сортировка по ключевым параметрам;
4. Карточка заявки
В карточке заявки пользователи видят всю актуальную информацию по доставке:
- Данные отправителя и получателя;
- Адреса и даты;
- Состав заявки;
- Текущий статус.
Редактирование реквизитов в приложении исключено — изменения выполняются строго через роли и бизнес-логику процесса.
Результаты разработки:
В рамках проекта была создана отдельная система управления внутренней курьерской доставкой на базе Laravel. Вместо точечных доработок заказчик получил масштабируемый цифровой сервис с гибкой архитектурой, полностью адаптированный под бизнес-процессы компании и интегрированный в ее внутреннюю инфраструктуру.
1. Единый прозрачный процесс доставки
Вся цепочка — от создания заявки до её завершения — теперь проходит в одном контуре. Каждая заявка имеет понятный жизненный цикл, фиксированный статус и ответственное лицо. Потери информации, дублирование запросов и «зависшие» доставки исключены.
2. Удобство для всех участников процесса
Решение учитывает реальные сценарии работы разных ролей. Каждый пользователь видит только ту информацию и те действия, которые соответствуют его роли.
3. Контроль и управляемость
Заказчик получил инструмент, который позволяет:
- Быстро реагировать на отклонения и проблемные ситуации через стадию «На уточнении»;
- Видеть актуальную картину по всем доставкам в режиме реального времени;
- Анализировать процесс доставки на основании фактических данных;
- Отслеживать нагрузку на курьеров и диспетчеров.
4. Снижение ручной работы и количества ошибок
Автоматическое заполнение данных, строгая логика статусов и единые правила обработки заявок существенно снизили количество ошибок, связанных с человеческим фактором.
Диспетчеры избавлены от рутинных уточнений, а курьеры — от неактуальной или неполной информации.
5. Готовность к развитию и масштабированию
Архитектура проекта позволяет:
- Масштабировать решение на другие подразделения или филиалы;
- Развивать аналитику и отчётность на базе существующих данных;
- Расширять роли и сценарии пользователей;
- Добавлять новые типы заявок и реквизиты.
Проект стал основой для дальнейшей цифровизации внутренних сервисов заказчика и наглядным примером того, как индивидуальная разработка усиливает операционную эффективность бизнеса.
