Блог компании

Раздел "Документы" в Битрикс24

07.09.2021

Встречайте обновлённый Битрикс конструктор документов!

Bitrix24 значительно расширил свои возможности по коллективному взаимодействию с файлами и в целом облегчил взаимодействие с ними.

Скриншот с информацией о расположении раздела "Документы"

Теперь разработчики создали отдельный раздел «Документы» Битрикс24. В нём находится всё, над чем вы работаете. Прямиком из данного раздела создавать новые файлы и редактировать их совместно с коллегами по работе.

Будьте внимательны! Битрикс 24 конструктор документов доступен не на всех тарифах. Подробнее ознакомиться можно возможностями можно странице тарифов.

Раздел «Документы»

Для начала работы перейдите в раздел «Документы» в Bitrix24.

Скриншот с информацией о главной странице раздела "Документа"

В открывшемся разделе есть возможность создавать или же открывать уже имеющиеся документы.

Скриншот с информацией о возможностях раздела "Документы".

Редактирование файлов возможно в следующих форматах:

Формат для документов:

  • .docx
  • .doc

Формат для таблиц:

  • .xlsx
  • .xls

Формат для презентаций:

  • .pptx
  • .ppt

Также вам доступен полный перечень документов, с которыми когда-либо проводилось взаимодействие. Они отсортированы по дате активности.

Скриншот с информацией о ранее созданных документах

У каждого файла в разделе есть «контекстное меню», с помощью которого вы сможете:

  • Скачивать нужные вам документы;
Скриншот с информацией о расположении контекстного меню в разделе "Документы"
  • Делиться файлами в виде публичных ссылок;
  • Переименовывать документы.
Скриншот с информацией о возможностях контекстного меню в разделе "Документы"

Коллективное взаимодействие с файлами

Теперь в Bitrix24 можно проводить работу над всевозможными файлами вместе с сотрудниками прямо в битрикс 24 конструктор документов.К примеру, вам нужно выполнить задачу по правке данных перед тем, как отправить документ клиенту.

Нужно открыть данный прикреплённый к задаче документ и нажать на кнопку «Редактировать». Готово! Теперь можно видоизменять документ прямиков в Bitrix24!

Скриншот с информацией о коллективном взаимодействии с документом

Если вам нужна более конкретная информация о функционале редактора – нажмите на «Файл» → «Справка».

Скриншот с информацией о процессе работы в редакторе документов

Работая с файлами, вы параллельно сможете тут же делиться им с коллегами по работе или настроить публичный доступ.

Скриншот с информацией о настройке публичного доступа в разделе "Документы"

«Публичный доступ»

Данная функция помогает произвести настройку публичного доступа ко всем файлам. Окно, в котором вы можете выполнять настройки, всплывающее при нажатии на опцию, даёт возможность:

  • Поставить ограничение по таймингу на активность ссылки;
  • Активировать защиту паролем для ссылки;
  • Взаимодействия с документом внешним пользователям.
Скриншот с информацией о 3-х возможностях настройки публичного доступа в разделе "Документы"

После перехода по ссылке внешним пользователем ему будет также доступно редактирование документа вместе со всеми участниками.

Скриншот с информацией о 3-х возможностях настройки публичного доступа в разделе Документы

Опция «Поделиться с сотрудниками»

При использовании данной функции у вас появляется возможность устанавливать права доступа для работы с файлом для других сотрудников.

Скриншот с информацией об общем доступе в разделе "Документы"

Достаточно выбрать конкретного человека и назначить ему соответствующие права доступа и нажать на кнопку «Сохранить».

После этого сотруднику должно прийти уведомление от робота о том, что он подключен к вашему документу.

Скриншот, информирующий об уведомлении о подключении папки к диску

После того, как работа над документом завершена вы можете просто закрыть редактор и все корректировки, внесённые вами, автоматически сохранятся.

Если вы хотите удалить какой-либо созданный вами документ, перейдите в раздел «Мой диск» → «Созданные файлы».

Найдите нужный вам документ, нажмите на «контекстное меню» и выберете функцию «Удалить».

Скриншот с информацией о удалении документов из раздела

Помимо описанного раздела для работы с документами в Битрикс24 имеется и другой функционал, позволяющий создавать шаблоны документов, при помощи встроенного конструктора документов.

Если после прочтения статьи у вас возникли вопросы – наша команда ответит на них в чате или по номеру, указанному на сайте. Также на нашем сайте вы сможете найти подробную информацию о наших услугах по внедрению Bitrix24.
У Вас похожая задача? Мы всегда готовы подсказать решение!
Задайте вопросы напрямую руководителю данного проекта (9.00–23.00):