Цикл Шухарта Деминга или «PDCA» — это непрерывный круг, который регулирует совершенствование продуктов и процессы различных производств, оптимизирует отдельные единицы и объекты.
Другими словами, это цикличный процесс принятия решений, который используется в управлении качеством. Создан этот цикл на основе философии бережливого мышления.
Помимо владения различными инструментами, связанными с управленческой сферой, ответственному за ведение проектов менеджеру нужно постоянно совершенствоваться и быть в курсе всех актуальных изменений, связанных со сферой ведения бизнесом.
Эта модель состоит из многоэтапных процессов, которые направлены на улучшение. По такой цепочке действий рекомендовано двигаться любым руководителям абсолютно во всех сферах деятельности.
Цикл Шухарта Деминга обозначается сокращением «PDCA» или же «PDSA»:
«PDSA» — расшифровывается как «Plan-Do-Study-Act», то есть «планирование-действие-изучение-корректировка».
«PDCA» — расшифровывается как «Plan-Do-Chek-Act», то есть «планирование-действие-проверка-корректировка».
Применение цикла Деминга
«PDCA» не сфокусирован на сроках как это реализовано в доске канбан. Его главной идеей является сохранение полученных изменений, то есть для улучшения чего-либо необходимо понимать, где находится проблема и как её решить, и уже после отладить стабильность процессов и довести их до идеала.
Этапы цикла Деминга
Более детальное описание этапов цикла Деминга звучит следующим образом:
- «Планирование»
Для начала проведите анализ процесса. Нужно найти корень проблемы, почему она появляется. Для поиска и выявления причины привлеките весь рабочий состав, ведь таким образом вы сможете наблюдать целостную картину с различных сторон, и коллективным решением придёт понимание как можно усовершенствовать процесс.
Далее непосредственно составление плана. Важно установить чёткие сроки: что необходимо сделать и как это реализовать. - «Действие»
Переходите к работе опираясь на составленный план.
- «Проверка»
После того как работы по согласованному плану выполнены, изучите итоги и проведите анализ, выполнено ли всё так, как изначально было запланировано. Устраивает ли окончательный результат заказчика. И ещё один немаловажный процесс — анализ самого процесса выполнение работы.
Его следует проводить для того, чтобы при следующем цикле что-то усовершенствовать. - «Корректировка»
На данном этапе задайте себе вопрос: пользоваться ли составленным планом дальше или же что-то менять?
В случае, если план эффективно сработал и задачи выполнены по всем требованиям — применяйте новые наработки, совершенствуйте и делайте процесс максимально стабильным.
В случае если план сработал неэффективно — возвращайтесь к первому пункту и повторяйте всё от начала до конца, но уже с отработанными ошибками.
Цикл управления Деминга в Bitrix24
На данный момент существует большое количество методик по управлению и ведению проектов. В каждой из них предполагается свой собственный подход к эффективному управлению циклом задач и проектов.
Bitrix24 — это своего рода «виртуальный офис», который позволит пользователям совместно и плодотворно организовывать рабочие процессы:
- Оперативно получать необходимые данные;
- Вести проекты и задачи;
- Налаживать и автоматизировать различные бизнес-процессы;
- Общаться с коллегами с помощью чатов и видеозвонков.
Функционал CRM-системы Bitrix24 оснащён модулем для управления проектами и задачами, но не все пользователи понимают на что он способен и какие возможности на самом деле заложены внутри этого модуля.
Bitrix24 — это набор готового инструментария, который разработан с одной целью — управлять рабочим процессом в компании. Но для того, чтобы система помогала достигать высоких результатов и была полезной в применении, важно корректно осуществить настройки и эффективно их применять. В таком случае инструмент будет приносить ожидаемый вами результат и поможет сократить время на выполнение рутинных действий.
В разделе «Проекты и Задачи» имеется весь необходимый функционал для правильной реализации цикла Шухарта Деминга. При строгом соблюдении конкретного алгоритма действий, поставленные задачи будут выполняться с большей эффективностью, а вероятность достижения ожидаемого результата в значительной степени повысится
Планирование задач в Bitrix24
Инструмент, помогающий начать процесс реализации по циклу управления Деминга, находится в разделе «Задачи и Проекты».
Этап «Планирование»
Как мы уже знаем, первый этап — планирование.
На данном моменте важно правильно указать вводные данные о задаче. То есть:
- Указать чёткое и конструктивное наименование задачи. Когда название правильно сформулировано — цель будет всем предельно понятна, ведь постановка и корректная формулировка целей — это самый важный этап во всей цепочке действий;
- Назначение ответственного, исполнителя (их может быть несколько) и наблюдателей, которые будут следить за ходом выполнения задачи;
- Планирование времени для выполнения подзадач.
Например, каждой из подзадач требуется по 3 часа в день на выполнение; - Установить крайний срок выполнения задачи. Если задача трудозатратная и требует особого внимания — в Bitrix24 реализована возможность «разбивать» её на подзадачи и формировать порядок выполнения действий;
- Развёрнуто описать задачу и составить чек-лист по её выполнению.
Чем детальнее вы опишете все процессы реализации задачи — тем вероятней будет её успешное выполнение.
Также вы можете сделать задачу регулярной. Такая функция подойдёт для любой повторяющейся задачи, которая, безусловно, существует на любом предприятии (например, оплата счетов).
При помощи Bitrix24 вы можете с лёгкостью планировать любые похожие задачи, которые в дальнейшем, будут автоматически генерироваться на вашем портале. Такая опция значительно повысит продуктивность выполнения работы для всех участвующих в процессе отделов.
Этап «Исполнение» и «Контроль»
Цикл Деминга включает в себя 2 этапа, которые имеют прочную взаимосвязь между собой. Чтобы успешно осуществить реализацию задач по этим этапам, Bitrix24 добавил в функционал раздела «Задачи и Проекты» следующие инструменты:
Кнопка «Начать выполнение»
При ознакомлении с поставленной задачей, исполнителю нужно нажать эту кнопку и тогда он подтвердит ознакомление и готовность начать работу.
В организациях, не прибегающих к такой схеме, происходят ситуации, в которых руководители осуществляют постановку задач, обозначают сроки их исполнения, передают ответственным сотрудникам, но при этом совершенно не понимают, как происходит её дальнейшее движение.
Про задачу могут просто-напросто забыть, поручение может не дойти до ответственного лица. И всё потому, что с момента постановки задачи, ответственный сотрудник не просигнализировал о том, что приступил к работе.
Для успешного выполнения задачи, доведения её до конечной точки, алгоритм действий должен быть таким:
- Сотруднику приходит уведомление, сигнализирующее о закреплении за ним новой задачи.
- Ему необходимо нажать кнопку «Начать выполнение» для того, чтобы CRM-система Bitrix24 в свою очередь уведомила его о том, когда срок выполнения задачи будет подходить к концу.
Кнопка «Приостановить»
Если по поставленным задачам ведется учёт рабочего времени, то каждый раз, когда сотруднику будет необходимо переключиться на другие рабочие дела, он сможет одним нажатием на кнопку «Приостановить» — «заморозить» срок её выполнение, а по возвращению к работе над задачей вновь нажать на кнопку «Начать выполнение» и продолжить работу.
Модуль «Комментарии»
Комментарии к задаче — это неотъемлемая часть процесса. И самой распространённой ошибкой при работе с задачами является начало её выполнения уже перед самым дедлайном. Когда срок сдачи работы подходит к концу, зачастую оказывается так, что сотрудник просто забыл про неё и не выполнил в срок. При таком исходе событий, вероятность успешно закрытой задачи равно нулю.
Когда встаёт вопрос о том, почему задача не выполнена в срок, чаще всего ответ сотрудника будет таким: «не смог выполнить порученную мне задачу в срок, потому что забыл о её существовании из-за наличия других немаловажных дел».
Дабы избежать подобных ситуаций и был разработан модуль «Комментарии».
С помощью него исполнители могут информировать коллег о ходе выполнения работ, руководители смогут осуществлять контроль над задачей, анализировать и корректировать действия исполнителей.
Заключение
Все эти инструменты позволяют исполнителю четко отображать ход работы над задачей, а руководителю — вести полный контроль над её исполнением.
В Bitrix24 также есть вариант работы над задачами по методу доски «Канбан». С помощью неё вы с лёгкостью сможете перемещать поставленные задачи по статусам готовности.
В CRM-системе собран весь необходимый набор инструментов, который позволит грамотно управлять задачами при помощи разнообразных счётчиков и push-уведомления.
