Внедрение 1С

Когда предприятие хочет автоматизировать управление и учет, на помощь приходит внедрение 1С и сопутствующих продуктов, которые отвечают текущим потребностям компании. Зачем нужно внедрение 1С на производстве, предприятиях торговли или услуг? Продукты этого разработчика систематизируют ведение бухгалтерии, учета заработной платы, торговых операций, произведенной продукции и тем самым помогают автоматизировать рутинные процессы, которые отнимают много ресурсов организации: временных, человеческих и материальных.

Переход или учет по-новому?

Поводов для внедрения новой программы учета может быть несколько, но основных только два.

• 1На предприятии уже ведется учет, но используемое ПО в корне не устраивает Заказчика (причины могут быть разными);
• 2На предприятии не ведется учет в специализированном ПО (максимум – присутствуют в работе разрозненные таблицы Excel).

Кто принимает решение о том, что компании жизненно необходимо внедрить 1С:Предприятие? Эти вопросы решаются на уровне руководящего состава. Инициатором изменений может стать начальник подразделения, руководитель участка, логист или закупщик, топ-менеджер, генеральный, коммерческий или технический директор, главный бухгалтер.

Когда нужно и не нужно внедрять 1С

Вначале рассмотрим ситуации, когда внедрение 1С 8.3 или другой версии ПО — однозначное благо для организации. 

• 1Компания только начинает работать на рынке. В таком случае удобно с самого начала наладить учет с помощью специально предназначенного для этого программного обеспечения;
• 2Организация открывает новое направление работы или масштабируется. В таком случае программные продукты известного разработчика помогают закрыть новые потребности, которые появляются в процессе;
• 3Имеющаяся система морально устарела, ее сложно поддерживать (например, на рынке недостаток программистов с нужными знаниями по имеющемуся ПО), в работе возникают серьезные проблемы;
• 4Отчетность в старой программе не даёт прозрачной аналитики, в результате руководители принимают неправильные управленческие решения (или не принимают решений тогда, когда они необходимы). Иногда, в этом случае, есть возможность доработать имеющийся учетный продукт 1С.

А в каких случаях внедрение 1С 8.3 не обязательно и не изменит ситуацию с эффективностью бизнеса? Основная ситуация в данном случае одна: если старая учетная система стабильно работает и закрывает все или большинство потребностей предприятия и в компании есть резервирование по поддержке данной системы.

Популярные проблемы с внедрением продуктов 1С

С ними может столкнуться любое предприятие независимо от размеров, сферы деятельности и уровня технической подготовки сотрудников IT-отдела. Чаще других встречаются проблемы, перечисленные ниже.

Программа 1С некорректно выбрана изначально

Не изучены реальные потребности предприятия и задачи, которые должна была решать учетная система. В итоге организация потратила средства на покупку лицензионного ПО 1С и услуги специалистов, которые его внедряли, но не получила нужного от внедрения эффекта.

Программа 1С неправильно настроена

Проблемы с настройкой или использованием конфигурации 1С приводят к ошибкам на рабочих местах сотрудников, а это серьезные риски для компании. Она теряет деньги, доверие клиентов и репутацию у партнеров по бизнесу.

Возникли проблемы с загрузкой БД

Если в организации ранее использовались специализированные программы для ведения бухгалтерии, управления предприятием и т. п., значит, за это время накопился объем данных, с которыми будет работать будущая система внутреннего учета на 1С. Эту БД следует правильно подготовить и перенести на новую платформу: так, чтобы важная информация не потерялась и корректно отображалась. Важны точность, аккуратность и профессионализм программиста, который будет настраивать обмен или перенос данных.

Иногда проблема возникает потому, что данные не синхронизированы перед переносом. Например, каждый отдел использовал свою программу 1С. А когда предстоит внедрить 1С 8.3, приходится работать с единой базой контрагентов, иметь один справочник номенклатуры, единые остатки на складе и т. п. Так как учет велся параллельно, об унификации приходится только мечтать.

Внедрение ПО саботируют сотрудники

У этой проблемы «человеческое» лицо. Когда персонал на местах отказывается работать в изменившихся условиях, осваивать новые программные инструменты и заниматься самообразованием, это становится серьезным препятствием. Напряжение в штате можно частично уменьшить, если правильно организовать обучение. Наглядные примеры, опытные наставники, понятные мануалы и тесты – все это упрощает внедрение 1С 8 и снижает градус ее неприятия в коллективе.

Появились проблемы с интеграцией в имеющуюся ИТ-инфраструктуру

Ситуации, когда программа из семейства 1С становится первой автоматизированной системой на предприятии — исключение из правил. В большинстве случаев ее необходимо органично «вписать» в имеющуюся инфраструктуру и заставить их работать вместе как единый организм.

Выгоды от перехода на 1С

Чтобы окончательно выбрать ориентир на переход к автоматизированной программе учета в организации, важно понимать плюсы такого решения:

• Вы избавитесь от рутинных операций, появится время на развитие приоритетных направлений;
• Упростится документооборот, появится порядок в деловых бумагах и отчетах;
• Вы оптимизируете работу с финансами и бухгалтерский учет в организации;
• Уменьшится количество экономически необоснованных мероприятий;
• Вы получите инструменты для контроля над бизнес-процессами;
• Повысится прозрачность ведения и эффективность бизнеса;
• Предприятие станет более гибким и управляемым;

В большинстве случаев вы увидите первые результаты автоматизации через несколько недель после официального запуска. Если в это время будут обнаружены ошибки или вопросы, требующие доработки, обращайтесь к IT-специалистам, которые занимались внедрением программного продукта.

Три подхода к внедрению 1С

Внедрение 1С в организации можно организовать различными способами, у которых много общего. Все начинается с оформления заявки, дальше происходит непосредственно установка, настройка, тестирование продукта. В финале – обучение сотрудников работе с новым ПО. Мы практикуем эффективный подход и выделяем три базовых варианта: стандартное, проектное и SCRUM-внедрение. Рассмотрим каждый из них детально.

Стандартное внедрение

Наиболее быстрый способ, так как он подразумевает, что заказчику подойдет типовая конфигурация. Часто имеются в виду популярные продукты 1С: Предприятие, это: Управление торговлей, Управление нашей фирмой, Бухгалтерия, Зарплата и управление персоналом и т. п. Это востребовано у малого и среднего бизнеса, доступно по цене и требует минимальных затрат времени. Клиент получает такие услуги: установка приложения, настройка основных функций, перенос данных и обучение пользователей.

Детальнее процесс можно разделить на такие этапы:

• 1Предварительное обследование. Клиент выдвигает требования, исполнитель их изучает и анализирует. На этом шаге согласовывают контрольные примеры и вводят их в типовую конфигурацию;
• 2Подготовка техзадания. На основе данных, собранных на первом этапе, системный интегратор составляет и согласовывает с заказчиком подробное техническое задание, опираясь на контрольные примеры;
• 3Составление плана работ. Системный аналитик, на основе вводных затрат от программистов, разрабатывают план, согласно которому будет выполняться внедрение конфигурации 1С;
• 4Разработка и адаптация программы. Это непосредственно разворачивание ПО и его доработка под потребности клиента;
• 5Обучение на рабочих местах. Сотрудники предприятия получают базовые знания и навыки работы с новой программой учета. Обучение проводится на территории заказчика или на выезде, занятия проводятся индивидуально или для групп пользователей;
• 6Сопровождение. Гарантийное и послегарантийное обслуживание продуктов 1С. Помощь в решении вопросов, которые возникают в процессе использования автоматизированных средств учета.

Проектное внедрение

В отличие от предыдущего случая, здесь создается комплексная концепция учета и управления бизнес-процессами в организации. Такая услуга востребована у крупных предприятий со своей спецификой работы и многочисленными нюансами, которые необходимо учесть на стадии проектирования. Готовая система адаптируется под конкретную организацию для получения выраженного экономического эффекта. В этом случае очередность работ будет следующей:

• 1Составление целей проекта и перечня требований. Бизнес-объект обследуют, собирают пожелания его сотрудников (преимущественно начальников подразделений, топ-менеджеров предприятия), составляют заявку на разработку проекта и описывают бизнес-процессы;
• 2Разработка концепции. Бизнес-процессы подробно изучают, на основе полученных материалов разрабатывают несколько вариантов концепции, которые теоретически подойдут заказчику;
• 3Составление технического задания. Полученная информация анализируется, формируются пункты ТЗ;
• 4Разработка эскизного проекта. Создается на основе предварительных проектных решений;
• 5Разработка технического проекта. Строится на базе эскизного проекта с детальной проработкой ключевых элементов программного комплекса. На этом этапе разрабатывают и оформляют документацию на поставку оборудования для будущей компьютерной платформы;
• 6Подготовка технической документации. Разрабатывают и адаптируют программу 1С, готовят под нее официальную техдокументацию;
• 7Начало работы. Систему тестируют и, если результаты положительные — вводят в эксплуатацию. Далее обучают сотрудников компании и ее руководящее звено. По результатам опытной эксплуатации проект принимают и подписывают соответствующие документы;
• 8Сопровождение. Гарантийное и послегарантийное обслуживание.

SCRUM-внедрение

Еще один случай, когда внедрение 1С:Предприятие занимает минимум времени и других ресурсов. Такой вариант подходит компаниям, у которых есть техническая возможность дорабатывать автоматизированный комплекс учета по ходу эксплуатации. Работа выполняется в несколько этапов и в конце каждого из них заказчик получает на 100 % готовый блок, от применения которого можно получить видимый экономический эффект. Пошагово это выглядит следующим образом:

• 1Формирование ожиданий к проекту. Здесь важно осознать, какие результаты заказчик планирует получить в финале и на промежуточных шагах. Специалисты компании-интегратора составляют план работ и совместно с клиентом присваивают им приоритет;
• 2Постановка техзадания. Требования клиента формализуют и представляют в виде, удобном для дальнейшей обработки;
• 3Подготовка решения. Программисты со стороны исполнителя предлагают несколько вариантов решения задачи;
• 4Выполнение задачи. Выбирают оптимальный вариант и реализуют его на практике.

Далее внедрение 1С:Предприятие 8 происходит циклично, повторяясь с этапа постановки нового блока задач. Количество таких блоков задач не ограничено, процесс может занять сколько угодно времени. Первоначальный список из блоков задач и приоритеты могут меняться в результате развития компании: масштабирования бизнеса, открытия новых направлений, офисов и т. п.

Все способы подразумевают, что в процессе работ вам нужна разработка, внедрение 1С и дальнейшее сопровождение системы в комплексе. Иногда шаги меняют местами или добавляют отдельные этапы, чтобы получить наибольшую отдачу. Например, в одном случае рекомендуется использовать детальное обследование существующей компьютерной системы, а в другом – обойтись экспрес-аудитом, который проводится на этапе пресейла.

Демонстрация контрольного примера не обязательна, но желательна: так у заказчика будет возможность заранее увидеть, как будет работать программа учета, узнать больше о ее функциях. Интеграция данных (загрузка справочников, остатков, истории взаимоотношений) понадобится, если организация раньше вела где-то автоматизированный учет, но он по каким-причинам ее больше не устраивает.

Какой способ подойдет вам?

Выбрать правильный вариант легко, если четко понимать, что следует получить на выходе, каких размеров компания и какой у нее документооборот. Если с помощью учета придется решать нестандартные задачи, экспресс-варианты не помогут, но подойдет проектная разработка. То же относится к объемному документообороту. Но если в приоритете скорость и доступная стоимость, плюс потребности легко закроет типовая конфигурация 1С, можно рекомендовать первый (стандартный) вариант.

На SCRUM-внедрение сложно решиться большим неповоротливым компаниям, которые придерживаются традиционного подхода в модернизации компьютерных систем. Небольшим и средним, которые открыты новому (в том числе технологиям и методам работы), наоборот, проще воспользоваться этим популярным на Западе и уже частично в России методом управления проектами.

Независимо от выбранного варианта специалисты компании-интегратора выполнят работу так, чтобы хозяйственная деятельность заказчика не остановилась из-за перехода на иную или выбора новой системы учета. Работу считают успешно завершенной, если достигнуты цели, поставленные на начальном этапе.

Дополнительные услуги

Допустим, вы решили внедрить 1С и заказали это как отдельную услугу. В идеальных условиях это хорошее решение, но ваша ситуация может оказаться нестандартной. Большинство интеграторов включает в услугу быстрый аудит, но если проблем и ошибок в прежней системе много, а планируется ее полное обновление, понадобится их детальный разбор и оперативное устранение.

Если требуемый функционал невозможно получить с помощью типовой конфигурации, нужна проектная разработка. Часть кода придется написать отдельно, под запросы компании-заказчика.

И, наконец, любой программный продукт 1С нуждается в технической поддержке. Специалисты оперативно решат вопросы, которые возникнут по ходу работы с автоматизированной системой, и не допустят появления серьезных проблем.