Этот кейс будет особенно интересен руководителям типографий, которые сталкиваются с задачами автоматизации учета. Он поможет понять, как обеспечить эффективный контроль затрат, своевременное выполнение заказов и получение надежной финансовой отчетности, что является ключевыми аспектами успешного управления производственным процессом в типографии.
В рамках одного из наших проектов мы оказали помощь во внедрении 1С в конфигурации «УНФ» для компании, специализирующейся на производстве печатной продукции. Это позволило организовать складской учет, учет затрат по заказам, сформировать управленческий баланс и повысить прозрачность финансовых показателей.
Основные сложности, озвученные клиентом
Клиент — типография, занимающаяся изготовлением печатной продукции различного формата и направления — столкнулся с необходимостью перехода на современную систему учета.
На тот момент методы учёта уже устарели.
Компании требовалось:
- Обеспечить корректное распределение косвенных затрат (например, аренды, электроэнергии) по выручке от заказов, чтобы точнее оценивать прибыльность проектов и повысить прозрачность финансовых показателей;
- Систематизировать фиксацию переговоров и условий сделок, чтобы менеджеры могли быстрее готовить предварительные расчёты и коммерческие предложения;
- Организовать точный расчёт себестоимости продукции, включая материалы, работу и услуги подрядчиков;
- Получать управленческий баланс и анализировать финансовые результаты за отчётный период.
Эти ограничения и недостатки учета создавали серьезные барьеры для эффективности управления компанией и принятия оперативных решений.
Для устранения вышеперечисленных проблем и улучшения бизнес-процессов было принято решение о внедрении программы 1С: УНФ.
Далее ниже представлены основные этапы этого внедрения и ключевые мероприятия, проведенные в рамках проекта.
Этапы внедрения 1С: УНФ и бизнес-процессов в типографию
1. Лайт-моделирование текущих процессов
Первым этапом нашей работы стало моделирование основных бизнес-процессов типографии.
В ходе анализа было установлено, что:
- Каждый заказ имеет индивидуальные особенности по формату, объёму, используемым материалам и дополнительным услугам;
- Учёт затрат ведётся без разделения по заказам, включая косвенные расходы, которые распределяются по выручке;
- Условия сделок и результаты переговоров фиксируются в произвольной форме, без единого стандарта;
- При выполнении сложных заказов задействуются подрядные организации.
2. Настройка учета в 1С: УНФ
Совместно с клиентом остановили свой выбор на внедрении системы 1С: УНФ, которая показала себя наиболее подходящей для автоматизации управленческого и позаказного учета затрат.
Этапы работы в рамках данного кейса охватывали следующие задачи:
- Моделирование бизнес-процессов и настройка системы с учётом особенностей полиграфического производства;
- Внедрение позаказного учета затрат — учет материалов, работ и услуг подрядчиков;
- Настройка складского учета материалов и расходных товаров.
3. Доработка 1С и тестирование
В рамках проекта были определены ключевые доработки системы 1С, зафиксированные в техническом задании.
Специалисты осуществили разработку и внедрение следующего функционала:
- Интеграция с маркетплейсами OZON и Wildberries по средствам API — от выгрузки карточек товаров до загрузки отчетов о продажах;
- Доработка формы документа «Заказ на производство» и печатных форм задания на производство;
- Алгоритм распределения косвенных затрат пропорционально выручке;
- Формы для оформления коммерческих предложений;
- Документы и отчеты для регистрации условий сделок.
Примеры реализованных отчетов в 1С: УНФ для полиграфии
После внедрения системы типография стала активно применять следующие отчеты:
| Название отчета | Основные функции | Основные показатели | Цель использования |
|---|---|---|---|
| Отчет по себестоимости продукции по заказам |
Определение стоимости каждого заказа
|
Материалы,
трудовые затраты, косвенные расходы |
Контроль стоимости заказов, ценообразование
|
| Отчет о выполнении заказов |
Мониторинг прогресса и сроков выполнения
|
Статус заказа,
сроки, ответственные, фактическое время |
Повышение оперативности и своевременности исполнения заказов
|
| Отчет по остаткам материалов на складе |
Планирование закупок, управление запасами
|
Остатки материалов
|
Предотвращение дефицита сырья, оптимизация запасов
|
| Отчет по прибыли и затратам на каждого клиента |
Анализ прибыльности клиентов
|
Прибыль, расходы,
клиенты |
Увеличение доходности за счет фокусировки на прибыльных клиентах
|
| Управленческий баланс |
Итоговое финансовое состояние предприятия
|
Активы, обязательства,
прибыльность по направлениям |
Поддержание стратегического управления финансами
|
Эти отчеты не только обеспечивают контроль текущих операций, но и служат основой для формирования долгосрочных стратегий развития бизнеса.
Результаты внедрения 1С: УНФ для типографии: ключевые показатели и выводы
По результатам внедрения системы 1С: УНФ в компанию клиента были достигнуты следующие результаты:
- Упрощение взаимодействия с клиентами — возможность фиксировать условия сделок, результаты переговоров и обмениваться переписками и документами — значительно повысило качество сервиса и уровень клиентской удовлетворенности.
- Значительно повысилась эффективность производства за счет полной автоматизации всего производственного цикла выпуска печатной продукции, что позволяет своевременно удовлетворять спрос клиентов и увеличивать объемы продаж;
- Внедрение учета прямых и косвенных затрат с автоматическим распределением позволило точнее контролировать себестоимость продукции, что способствует повышению прибыльности каждого заказа;
- Внедрение управленческого баланса позволяет руководству оперативно анализировать финансовые результаты за произвольные периоды, быстро реагировать на изменения и принимать обоснованные решения;
- Доработка формы «Заказ на производство» и печатных форм задания повысила удобство и скорость оформления заказов, что способствует сокращению времени реагирования на запросы клиентов;
- Интеграция с маркетплейсами OZON и Wildberries автоматизировала процессы продаж и учета, расширив каналы реализации продукции и повысив их эффективность;
- Настройка позаказного учета затрат дает бизнесу возможность точно отслеживать расходы по каждому заказу, повышая прозрачность и управляемость затратами.
