В приведенном далее проекте мы опишем очень распространенную ситуацию — сотрудники компании тратят невероятно большое количество времени на монотонную работу, которую можно автоматизировать.
Поэтому, если в вашей компании менеджеры по закупкам все еще вручную переносят заказы из Excel или с сайта в 1С — данный кейс для вас!
Описание ситуации и исходные данные
Клиент обратился к нам со следующей проблемой: ценные кадры компании, опытные менеджеры по закупкам, тратят по несколько дней на кликанье «копировать-вставить» при обработке матрицы заказов ритейлера в 1С. Заказчик хотел максимально оптимизировать рабочий процесс и избавить высококвалифицированных сотрудников от выполнения монотонной работы.
Сперва следовало разобраться в ситуации — мы детально ознакомились с процессами, которые необходимо автоматизировать, задали уточняющие вопросы клиенту, выяснили все детали. Итак, опишем и для наших читателей, как обстояли дела.
В кейсе описывается взаимодействии двух компаний, для простоты восприятия назовем одну «Ритейлер», а вторую «Поставщик». Первая — крупная сетевая компания по продаже товаров для дома, запрашивает определенное количество различных позиций, а вторая их поставляет. При этом у Ритейлера создан целый B2B портал, специально для отображения необходимых товаров. Сотрудники Ритейлера заходят на данный ресурс и формируют там список заказов: указывают номера товаров и их необходимое количество. Менеджеры же Поставщика, заходя на сайт, отслеживают появление новых заказов и работают с ними.
Что нужно было сделать менеджеру Поставщика, чтобы обработать заказ (опишем по пунктам):
- Найти новый заказ;
- >Посмотреть количество товара, которое необходимо для поставки;
- Посмотреть у себя в 1С, есть ли такое количество товара;
- Отметить на портале в заказе количество товара по каждой позиции, которое есть в наличии и будет поставлено;
- Вручную перенести информацию о заказе в 1С.
А теперь главное — заказанных позиций может быть 1000 в день! Вы прочувствовали эту боль сотрудника? Посмотрел там, посмотрел у себя, отметил на портале, отметил у себя в 1С… Чрезвычайно монотонный процесс, а самое главное — занимающий много времени.
Задачи проекта:
- Автоматизировать процесс отслеживания заказов на портале Ритейлера;
- Настроить обмен информацией между 1С и веб-порталом Ритейлера.
Реализация проекта по обмену 1С и web-портала
В процессе обсуждения технического задания, выяснилось, что у компании заказчика имеется эксель-файл, который запрограммирован на взаимодействие с порталом. В данный файл выгружалась информация по заказам, а также в нем можно было подтвердить количество товара, причем информация из файла также автоматически попадала на веб-ресурс реализатора.
Отметим, что файл никак не взаимодействовал с 1С, поэтому не решал вопрос автоматизации процесса. Однако он пригодился нам для общей схемы реализации проекта. Так как нам не было предоставлено никакого API для работы с порталом, наши программисты занялись исследованием кода предоставленного эксель-файла. Благодаря проведенному анализу, удалось понять основные алгоритмы и способы обмена с сайтом.
Нашими программистами был создан рабочий стол, который заменил все промежуточные этапы. Теперь из одного окна в 1С, избегая лишних действий и многочисленных открытий различных отчетов и документов, стало возможно:
- Отслеживать появление новых заказов и статус существующих;
- Одним кликом создавать все необходимые документы 1С;
- Поддерживается взаимосвязь B2B Портал — Рабочий Стол — Заказ. Детальнее: если пользователь изменит количество товара в документе 1С, то информация отобразится на рабочем столе и может быть одним кликом отправлена на портал. Также это работает в обратную сторону, если по какой-либо причине изменилось количество на портале — один клик обновляет количество в документе. И для этого не нужно повторно открывать документ или портал — все доступно с рабочего стола;
- Полностью отслеживать статус, состояние и количество товара в заказе. Любые изменения в одном из звеньев цепочки сразу будут заметны.
- Записывать, изменять и подтверждать заказ — аналогично как на портале Ритейлера.
После завершения разработок реализованный функционал был протестирован менеджерами клиента. В итоге в некоторые процессы были внесены корректировки на основе полученных пожеланий. Все поставленные заказчиком задачи были удовлетворены, и мы согласовали сдачу проекта.
Результаты:
- 1Реализован полноценный, многофункциональный обмен между 1С поставщика и интернет-порталом конкретного ритейлера;
- 2Клиент повысил эффективность обработки заказов и избавил своих сотрудников от мучительной монотонной работы. А также получил выгоду в рабочих часах — заказы стали обрабатываться гораздо быстрее, причем вся работа с ними происходит в 1С на одном рабочем столе.
