Внедрение 1С: УНФ для крупного поставщика лабораторного оборудования

Компании, которые поставляют сложное и дорогостоящее оборудование, например лабораторное, нуждаются в точных и гибких системах учета. Такие системы должны учитывать не только прямые расходы, но и косвенные затраты на подготовку и завершение сделок.

В рамках одного из наших кейсов мы внедрили управленческий учет на базе системы 1С: Управление нашей фирмы, что позволило осуществлять полный и подробный расчет себестоимости и финансовых результатов по каждой сделке.

Немного вводных данных о клиенте:

Клиент — компания, которая занимается поставками лабораторного оборудования, — столкнулась с необходимостью внедрения системы, способной выполнять следующие задачи:

• Ведение позаказного учета расходов, включающего командировки, презентации, участие в тендерах и бонусы менеджерам;
• Настройка управленческого баланса для оценки эффективности завершения сделок руководством;
• Расчет бонусов менеджеров, основанных на проценте от чистой прибыли по сделке;
• Учёт всех затрат по сделке, начиная с этапа подготовки и до момента отгрузки;
• Учёт различных сроков поставки — от 1–2 месяцев до 15–18 месяцев;
• Расчет валовой и чистой прибыли для каждого проекта.

Этапы внедрения 1С: Управление нашей фирмы для поставщика лабораторного оборудования

Этап №1: моделирование процессов

Первым этапом в данном кейсе было моделирование жизненного цикла сделки. В ходе этого аналитиками 1С было установлено, что:

• Необходима возможность анализа эффективности работы менеджеров на основе долгосрочной прибыли по проектам и проработка расчета бонусов по ним;
• Расходы начинаются задолго до заключения договора — на этапах подготовки, участия в тендерах и презентациях;
• Система должна отображать текущий статус сделки в реальном времени — от начальной стадии до её завершения;
• Важно учитывать косвенные расходы, такие как аренда, коммунальные услуги и бонусы.

Этап №2: настройка финансового и управленческого учета в программе 1С: Управление нашей фирмы

Решением всех вышеописанных потребностей стало внедрение системы 1С: УНФ, которая оказалась наиболее эффективной для управленческого учета затрат.

В ходе работы были выполнены следующие мероприятия:

• Интеграция с тендерными площадками — автоматизированное отслеживание новых тендеров и подготовка к участию;
• Создание алгоритма расчета бонусов менеджерам по показателям чистой прибыли;
• Внедрение управленческого баланса, включающего валовую и чистую прибыль;
• Настройка регистров и документов для учета всех этапов сделки;
• Настройка статусов сделок и контроль за их выполнением.

Этап №3: тестирование и доработка 1С

В ходе проекта были выявлены требования к доработкам системы 1С, отраженные в техническом задании.

В результате программисты реализовали:

• Интеграцию с тендерными платформами — отслеживание тендеров и подготовку необходимых документов;
• Внедрение документов и отчетов, фиксирующих условия сделок;
• Модели различных типов заказов для тестирования системы;
• Формы для оформления коммерческих предложений;

Результаты внедрения

В результате автоматизации рабочих процессов с помощью 1С: УНФ в компании по поставке лабораторного оборудования были достигнуты следующие результаты:

• Полностью автоматизирован расчет финансового результата для каждого проекта;

Польза для бизнеса:позволяет быстро и точно оценивать прибыльность каждого проекта, улучшая принятие решений и оптимизацию ресурсов.

• Введен учет всех затрат, включая командировочные расходы и оплату работы тендерных площадок;

Польза для бизнеса:обеспечивает полный контроль над затратами, помогает выявлять и сокращать неэффективные расходы, что повышает рентабельность.

• Настроен позаказный учет затрат, позволяющий отслеживать расходы по каждому отдельному заказу;

Польза для бизнеса:облегчает управление проектами и заказами, повышая точность бюджетирования и предотвращая перерасход.

• Внедрен управленческий баланс для анализа эффективности закрытия сделок;

Польза для бизнеса:позволяет оперативно оценивать эффективность закрытых сделок, выявлять успешные схемы и улучшать стратегии продаж.

• Модернизирована форма «Заказ на поставку» и печатные документы, связанные с заданиями на поставку;

Польза для бизнеса:повышает качество и скорость документооборота, снижая риски ошибок и ускоряя выполнение заказов.

• Система интегрирована с тендерными площадками, благодаря чему был осуществлен автоматический мониторинг тендеров и подготовка соответствующих документов;

Польза для бизнеса:увеличивает шансы участия в тендерах, сокращает время на подготовку документов и повышает конкурентоспособность.

• Повышены удобства взаимодействия с клиентами за счет фиксирования условий сделок и результатов переговоров.

Польза для бизнесаулучшает качество клиентского сервиса, повышая уровень доверия и вероятность повторных сделок.