Создание в 1С формы подбора для массовой рассылки писем с вложениями

20 октября 2021
Компания:
Агентство недвижимости
Сфера деятельности:
Предоставление услуг по аренде коммерческих помещений
Проект, описывающий процесс создания массовой рассылки писем из 1С

В данном проекте мы описываем многогранность возможностей автоматизации рабочих процессов на базе 1С.

Кейс посвящен созданию специальной формы подбора для осуществления массовой рассылки документации прямо из 1С.

Исходные данные:

По рекомендации наших партнеров к нам обратился заказчик, с задачей оптимизировать процессы в 1С.

Организация оказывает услуги в области сдачи и продажи коммерческих помещений и ежемесячно отправляет своим клиентам и контрагентам следующие юридические документы:

  • Счета на оплату;
  • Счета-фактуры;
  • Акты об оказании услуг.

На момент обращения сотрудники компании в ручном режиме собирали данные документы по каждому клиенту и отправляли за раз по одному письму. На этот процесс уходило значительное количество рабочих часов, поэтому клиент задался вопросом по автоматизации рассылок.


Задача:

  1. Автоматизировать процесс рассылки писем по клиентам;
  2. Предоставить сотрудникам возможность выбирать необходимые для отправки документы.
Созданная форма подбора в 1с

1С рассылка — реализация:

Первым этапом реализации проекта стало создание формы подбора, которая выглядит следующим образом:


Данная форма включает в себя следующие сведения:

  • Номер документа;
  • Сумма документа;
  • Комментарий.
  • Наименование организации (Контрагента);
  • Вид проводимой операции;
  • Дата (с возможностью сортировки документов по дате создания);

Расположение 3 столбцов с возможными видами отправляемых документов

В первом столбце — «Выбрать» — сотрудник отмечает клиентов, по которым планирует провести рассылку.

В правой части формы расположены 3 столбца:

  • Счет;
  • Акт;
  • СФ.

Каждый столбец содержит чек-боксы, которые после отправки писем будут помечены маркером, в соответствии с выбранными при отправке документами.

После выбора контрагентов система предлагает выбрать из списка печатных форм те документы, которые будут прикреплены к письму:

После выбора получателей и перечня необходимых документов появляется готовый шаблон письма для отправки.

Внутри письма находятся вложения со списком документов, которые были выбраны в форме подбора.

Информация, которая находиться внутри письма

Как и при обычной отправке из почтовых сервисов письмо содержит:

  • Тему письма;
  • Данные адресата;
  • Вложения.
Возможность добавления текста при нажатии на поле с перечислением всех вложенных документов

При нажатии мышкой на поле с перечислением всех вложенных документов можно добавить текст.

Нажатие на кнопку «Сохранить» даёт возможность системе вернуться в форму отправки

После нажатия на кнопку «Сохранить» система возвращается в форму отправки, где будут отображены все изменения, которые были внесены при редактировании тела письма.

Возможность выбора учётной записи, от имени которой будет осуществлена отправка писем для контрагентов.

В форме отправки также добавлена возможность выбора учётной записи, от имени которой будет осуществлена отправка писем для контрагентов.

Пример письма, отправленного с помощью формы подбора

Документы, отправляемые заказчиком своим клиентам, по умолчанию, загружаются в письмо в формате PDF.

Пример письма, отправленного с помощью формы подбора.

Пометка маркером адресатов, по которым уже была сделана рассылка

В форме побора сотрудники могут отслеживать кому они уже отправляли письма, а кому ещё нет.

Адресаты, по которым уже была сделана рассылка, помечаются маркером (галочкой).

Сортировка неотправленных документов при помощи отбора в поле выбора: «Отбор неотправленные

Также при необходимости заказчик может отсортировать неотправленные документы при помощи отбора в поле выбора: «Отбор неотправленные».

Результаты

  • 1Клиенту удалось сократить количество времени, которое сотрудники затрачивали на отправку писем, прикрепляя к каждому письму пакеты документов;
  • 2Автоматизирован процесс по контролю за массовой отправкой писем;
  • 3Заказчик получил возможность организовывать массовую рассылку писем прямо из 1С.
Автоматизация рабочих процессов — важный аспект в развитии бизнеса. Мы предлагаем полный спектр услуг в 1С разработках, от доработки — до сложных модернизаций. Если вы считаете, что вашей компании тоже следует автоматизировать бизнес-процессы и улучшить взаимодействие сотрудников с 1С — обращайтесь к нашим специалистам по указанному на сайте номеру телефона.
Иконка для обратной связи
У Вас похожая задача?Мы всегда готовы подсказать решение!
Задайте вопросы напрямую руководителю данного проекта (9.00–23.00):
+7 960 238-84-41