В данном проекте мы описываем многогранность возможностей автоматизации рабочих процессов на базе 1С.
Кейс посвящен созданию специальной формы подбора для осуществления массовой рассылки документации прямо из 1С.
Исходные данные:
По рекомендации наших партнеров к нам обратился заказчик, с задачей оптимизировать процессы в 1С.
Организация оказывает услуги в области сдачи и продажи коммерческих помещений и ежемесячно отправляет своим клиентам и контрагентам следующие юридические документы:
- Счета на оплату;
- Счета-фактуры;
- Акты об оказании услуг.
На момент обращения сотрудники компании в ручном режиме собирали данные документы по каждому клиенту и отправляли за раз по одному письму. На этот процесс уходило значительное количество рабочих часов, поэтому клиент задался вопросом по автоматизации рассылок.
Задача:
- Автоматизировать процесс рассылки писем по клиентам;
- Предоставить сотрудникам возможность выбирать необходимые для отправки документы.
1С рассылка — реализация:
Первым этапом реализации проекта стало создание формы подбора, которая выглядит следующим образом:
Данная форма включает в себя следующие сведения:
- Номер документа;
- Сумма документа;
- Комментарий.
- Наименование организации (Контрагента);
- Вид проводимой операции;
- Дата (с возможностью сортировки документов по дате создания);
В первом столбце — «Выбрать» — сотрудник отмечает клиентов, по которым планирует провести рассылку.
В правой части формы расположены 3 столбца:
- Счет;
- Акт;
- СФ.
Каждый столбец содержит чек-боксы, которые после отправки писем будут помечены маркером, в соответствии с выбранными при отправке документами.
После выбора контрагентов система предлагает выбрать из списка печатных форм те документы, которые будут прикреплены к письму:
После выбора получателей и перечня необходимых документов появляется готовый шаблон письма для отправки.
Внутри письма находятся вложения со списком документов, которые были выбраны в форме подбора.
Как и при обычной отправке из почтовых сервисов письмо содержит:
- Тему письма;
- Данные адресата;
- Вложения.
При нажатии мышкой на поле с перечислением всех вложенных документов можно добавить текст.
После нажатия на кнопку «Сохранить» система возвращается в форму отправки, где будут отображены все изменения, которые были внесены при редактировании тела письма.
В форме отправки также добавлена возможность выбора учётной записи, от имени которой будет осуществлена отправка писем для контрагентов.
Документы, отправляемые заказчиком своим клиентам, по умолчанию, загружаются в письмо в формате PDF.
Пример письма, отправленного с помощью формы подбора.
В форме побора сотрудники могут отслеживать кому они уже отправляли письма, а кому ещё нет.
Адресаты, по которым уже была сделана рассылка, помечаются маркером (галочкой).
Также при необходимости заказчик может отсортировать неотправленные документы при помощи отбора в поле выбора: «Отбор неотправленные».
Результаты
- 1Клиенту удалось сократить количество времени, которое сотрудники затрачивали на отправку писем, прикрепляя к каждому письму пакеты документов;
- 2Автоматизирован процесс по контролю за массовой отправкой писем;
- 3Заказчик получил возможность организовывать массовую рассылку писем прямо из 1С.
