Создание в 1С формы подбора для массовой рассылки писем с вложениями

20 октября 2021
Компания:
Агентство недвижимости
Сфера деятельности:
Предоставление услуг по аренде коммерческих помещений

В данном проекте мы описываем многогранность возможностей автоматизации рабочих процессов на базе 1С. Кейс посвящен созданию специальной формы подбора для осуществления массовой рассылки документации прямо из 1С.

Проект, описывающий процесс создания массовой рассылки писем из 1С

Исходные данные:

По рекомендации наших партнеров к нам обратился заказчик, с задачей оптимизировать процессы в 1С.

Организация оказывает услуги в области сдачи и продажи коммерческих помещений и ежемесячно отправляет своим клиентам и контрагентам следующие юридические документы:

  • Счета на оплату;
  • Счета-фактуры;
  • Акты об оказании услуг.

На момент обращения сотрудники компании в ручном режиме собирали данные документы по каждому клиенту и отправляли за раз по одному письму. На этот процесс уходило значительное количество рабочих часов, поэтому клиент задался вопросом по автоматизации рассылок.

Задача:

  • Автоматизировать процесс рассылки писем по клиентам;
  • Предоставить сотрудникам возможность выбирать необходимые для отправки документы.

1С рассылка — реализация:

Первым этапом реализации проекта стало создание формы подбора, которая выглядит следующим образом:

Созданная форма подбора в 1с

Данная форма включает в себя следующие сведения:

  • Наименование организации (Контрагента);
  • Вид проводимой операции;
  • Дата (с возможностью сортировки документов по дате создания);
  • Номер документа;
  • Сумма документа;
  • Комментарий.

В первом столбце — «Выбрать» — сотрудник отмечает клиентов, по которым планирует провести рассылку.

В правой части формы расположены 3 столбца:

  • Счет;
  • Акт;
  • СФ.

Расположение 3 столбцов с возможными видами отправляемых документов

Каждый столбец содержит чек-боксы, которые после отправки писем будут помечены маркером, в соответствии с выбранными при отправке документами.

После выбора контрагентов система предлагает выбрать из списка печатных форм те документы, которые будут прикреплены к письму:

Предложение от системы выбор печатных форм

Отметка маркером в пользу нужных печатных форм

После выбора получателей и перечня необходимых документов появляется готовый шаблон письма для отправки.

Внутри письма находятся вложения со списком документов, которые были выбраны в форме подбора.

Как и при обычной отправке из почтовых сервисов письмо содержит:

  1. Тему письма;
  2. Данные адресата;
  3. Вложения.

Информация, которая находиться внутри письма

При нажатии мышкой на поле с перечислением всех вложенных документов можно добавить текст:

Возможность добавления текста при нажатии на поле с перечислением всех вложенных документов

После нажатия на кнопку «Сохранить» система возвращается в форму отправки, где будут отображены все изменения, которые были внесены при редактировании тела письма.

Нажатие на кнопку «Сохранить» даёт возможность системе вернуться в форму отправки

В форме отправки также добавлена возможность выбора учётной записи, от имени которой будет осуществлена отправка писем для контрагентов.

Возможность выбора учётной записи, от имени которой будет осуществлена отправка писем для контрагентов.

Документы, отправляемые заказчиком своим клиентам, по умолчанию, загружаются в письмо в формате PDF.

Пример письма, отправленного с помощью формы подбора:

Пример письма, отправленного с помощью формы подбора

В форме побора сотрудники могут отслеживать кому они уже отправляли письма, а кому ещё нет.

Адресаты, по которым уже была сделана рассылка, помечаются маркером (галочкой).

Пометка маркером адресатов, по которым уже была сделана рассылка

Также при необходимости заказчик может отсортировать неотправленные документы при помощи отбора в поле выбора: «Отбор неотправленные»:

Сортировка неотправленных документов при помощи отбора в поле выбора: «Отбор неотправленные»:

Рассылка документов через 1С | Результаты:

  • Клиенту удалось сократить количество времени, которое сотрудники затрачивали на отправку писем, прикрепляя к каждому письму пакеты документов;
  • Автоматизирован процесс по контролю за массовой отправкой писем;
  • Заказчик получил возможность организовывать массовую рассылку писем прямо из 1С.
Автоматизация рабочих процессов — важный аспект в развитии бизнеса. Мы предлагаем полный спектр услуг в 1С разработках, от доработки — до сложных модернизаций. Если вы считаете, что вашей компании тоже следует автоматизировать бизнес-процессы и улучшить взаимодействие сотрудников с 1С — обращайтесь к нашим специалистам по указанному на сайте номеру телефона.
У Вас похожая задача?Мы всегда готовы подсказать решение!
Задайте вопросы напрямую руководителю данного проекта (9.00–23.00):
+7 960 238-84-41