Сервисные компании, особенно занимающиеся гарантийным ремонтом цифровой и оргтехники, сталкиваются с множеством сложностей в управлении запасами, учёте работ и взаимодействии с подрядными организациями.
В одном из таких проектов мы помогли сервисному центру по ремонту оргтехники перейти от устаревшей системы учета к современному и гибкому решению 1С: Управление нашей фирмой.
В рамках проекта были реализованы решения для ведения складского учёта, учёта работы персонала и подрядчиков, а также автоматизированы процессы информационной рассылки и контроля бизнес-процессов компании.
История клиента
До внедрения нового решения сервисный центр использовал доработанную версию 1С: Управление торговлей. Однако эта конфигурация была недостаточно адаптирована для складского учёта запасов и управления услугами.
Основные потребности клиента включали в себя:
- 1Автоматизацию рассылки клиентам документов и уведомлений (этапы ремонта, счета, акты выполненных работ);
- 2Формирование полных сопроводительных документов по заказ-нарядам с детализацией выполненных работ;
- 3Ведение учёта трудозатрат сотрудников и подрядчиков при выполнении сложных ремонтов;
- 4Моделирование бизнес-процессов и адаптацию 1С под специфику сервисной деятельности;
- 5Подготовку управленческого баланса и анализа маржинальности.
Этапы внедрения 1С: УНФ в сервисный центр
1. Анализ и моделирование процессов
Первым этапом проекта стало моделирование ключевых бизнес-процессов компании.
В ходе анализа были выявлены следующие особенности:
- Ремонтные работы выполняются как собственными силами, так и с привлечением сторонних подрядчиков;
- Необходимо учитывать использование запчастей и их стоимость при выполнении ремонта;
- Клиенты должны получать документы и уведомления автоматически, в режиме реального времени;
- Для оценки эффективности заказов требуется формирование управленческого баланса.
2. Выбор конфигурации
После анализа было принято решение о переходе на 1С: УНФ. Эта конфигурация оказалась более гибкой и подходящей для учета сервисных услуг, чем предыдущая.
В ходе внедрения потребовалось лишь минимальное количество доработок 1С, которые касались:
- Учета работ подрядных организаций в составе заказа;
- Интеграции с системой автоматической рассылки;
- Настройки печатных форм и отчетов;
- Логики выписки документов.
3. Миграция данных
Одним из самых трудоёмких этапов проекта стала миграция данных из прежней системы.
Для этого была разработана собственная программа обмена, которая обеспечила корректный перенос:
- Остатков по материальным ценностям;
- Истории взаимодействия с клиентами;
- Справочной информации;
- Истории взаиморасчётов;
- Незакрытых заказов.
Это обеспечило комфортный переход для сотрудников и клиентов сервисного центра.
Результаты внедрения 1С: УНФ в работу сервисного центра
По итогам внедрения 1С: УНФ для сервисного центра мы достигли следующих результатов:
- 1Управленческий баланс помогает анализировать маржинальность каждого заказа;
- 2Создана система технической поддержки с возможностью гибкой доработки решений;
- 3Внедрение учёта услуг позволило повысить качество отчётности и контроля;
- 4Клиенты теперь получают документы и уведомления автоматически;
- 5Складской учёт запчастей и материалов стал автоматизированным;
- 6Система адаптирована под реальные бизнес-процессы компании;
- 7Учёт работы сотрудников и подрядчиков стал точным и понятным.
