Бизнес, связанный с продажей подержанной оргтехники и арендой оборудования, постоянно сталкивается с операционным хаосом. Ручной учет постоянно обновляющихся комплектов техники способствует ошибкам и потерям. Просроченные арендные платежи снижают прибыль, а несвоевременный контроль запасов на складе ведет к упущенным продажам.
Нашей компании довелось столкнуться с подобной ситуацией у одного из наших клиентов, и на основе этого опыта мы предложили внедрить управленческий учет на базе 1С: Управление нашей фирмой (1С: УНФ), чтобы автоматизировать процессы и повысить прозрачность финансовой отчетности.
Потребность клиента
Руководство компании погружалось в операционный хаос, вызванный бурным ростом бизнеса. Вместо фокусирования на стратегическом развитии, все усилия уходили на «заглаживание» проблем и борьбу с последствиями устаревшей системы учета.
Перед заказчиком стояли несколько важных проблем:
- Полная неопределенность склада. Команда не могла быстро определить наличие и состояние комплектующих, что приводило к простоям в сборке, ошибкам в комплектации и потере клиентов, ожидающих свои заказы.
- Непрозрачность маржи по сделкам. Себестоимость оборудования, приобретенного на торгах, была «плавающей», так как не учитывались все сопутствующие расходы (комиссии, логистика). В результате компания часто продавала продукцию в убыток, полагая, что работает с прибылью.
- Потеря доходов от аренды. Компания забывала своевременно выставлять счета, не могла контролировать местонахождение оборудования и сроки его возврата, что приводило к упущенной прибыли и рискам утраты активов.
- Недостаточно быстрый и удобный сервис для клиентов. Оформление заказов, выбор услуги и оплата затягивались, что снижало уровень клиентского удовлетворения и приводило к потере розничных покупателей из-за отсутствия современных способов платежей.
- Бухгалтерия тратила много рабочего времени на выполнение рутинных операций.Вместо сосредоточения на стратегических задачах, отдел был занят ручным выставлением счетов и попытками разобраться, кто уже оплатил, а кто — нет.
В целом, компания не могла эффективно управлять своими основными активами — товарами, финансами и временем. Ручные процессы не только тормозили развитие, но и ежедневно наносили бизнесу реальные финансовые потери, ухудшали репутацию и создавали стресс у руководства.
Этапы внедрения
1. Моделирование бизнес-процессов
Первым шагом стало моделирование процессов, связанных с приобретением, хранением, сборкой и сдачей оборудования в аренду.
Мы выяснили, что:
- Оборудование часто приобретается на торгах и требует пересборки из комплектующих;
- Система должна поддерживать многообразие способов оплаты — СБП, карта, наличные;
- Важно иметь возможность быстрой продажи — как в офисе, так и при доставке;
- Необходимо учитывать характеристики комплектующих и их стоимость;
- Нужно автоматически выставлять счета за аренду и отслеживать сроки.
2. Настройка учета в 1С: УНФ
Было принято решение о внедрении 1С: Управление нашей фирмой, которая оказалась оптимальной для реализации управленческого учета, складского учета и учета аренды оборудования. В ходе проекта были выполнены:
- Внедрение учета аренды — от учета переданного оборудования до автоматического выставления счетов;
- Настройка управленческого баланса, включающего валовую и чистую прибыль;
- Настройка складского учета с учетом характеристик комплектующих;
- Настройка расчета себестоимости по лотам, выкупленным на торгах;
- Интеграция с розничными продажами и оплатой вне офиса;
- Проработка алгоритма сборки и разборки оборудования.
3. Интеграция с терминалом MSPOS и 1С: Мобильная касса
Особое внимание было уделено интеграции с мобильной кассой. Для удобной работы с розничными клиентами был приобретён терминал MSPOS, на котором установлено 1С: Мобильная касса.
Терминал синхронизирован с 1С: УНФ, что позволило:
- Автоматически передавать данные о продаже в 1С: УНФ, обеспечивая единое информационное пространство;
- Упрощать работу менеджеров и курьеров — они могут оформлять заказы и принимать оплату на месте;
- Формировать розничные заказы и счета на оплату непосредственно на месте;
- Принимать оплату при доставке — без необходимости возвращаться в офис;
- В режиме реального времени видеть остатки на складе и их стоимость.
Такой подход позволил сократить время на оформление сделки, повысить удовлетворенность клиентов и уменьшить ошибки при вводе данных.
Этапы внедрения
В результате внедрения 1С: УНФ в компании по продаже б/у оргтехники и аренде оборудования были достигнуты следующие результаты:
- Полная автоматизация складского учета и расчета себестоимости
Значительно сокращается риск ошибок, повышается точность данных, уменьшаются временные затраты на учет, а также улучшается управление запасами и ценовой политикой, что способствует увеличению маржи.
- Учет арендного оборудования с автоматическим выставлением ежемесячных счетов
- Настройка управленческого баланса — возможность анализа прибыли и затрат
Руководство получает прозрачное и актуальное представление о финансовом состоянии бизнеса, что способствует принятию более обоснованных решений и повышению эффективности деятельности.
- Упрощение работы с розничными клиентами — возможность продажи и оплаты при доставке
Увеличивается конверсия продаж, улучшается клиентский опыт, сокращается время оформления заказа, что ведет к росту выручки и повышению лояльности клиентов.
- Интеграция с мобильной кассой — автоматическая синхронизация с 1С: УНФ
Обеспечивается быстрый и точный учет продаж в реальном времени, снижаются ошибки, повышается скорость обслуживания клиентов и качество отчетности.
- Учет услуг по комплектации и обслуживанию
Позволяет более точно рассчитывать прибыльность каждого вида услуг, контролировать выполнение заказов и оптимизировать использование ресурсов.
- Ускорение оформления заказов и генерации счетов
Повышается оперативность обработки сделок, уменьшается время между заказом и оплатой, что способствует росту оборота и ускоренному развитию бизнеса.
- Увеличение прозрачности и контроля над всеми этапами работы со сделками
Руководство получает полное представление о стадиях выполнения заказов, платежах и остатках, что позволяет быстро реагировать на проблемы, снижать риски и повышать эффективность процессов.
Обеспечивается своевременность и автоматизация платежей, снижается риск пропущенных платежей и ошибок, повышается стабильность доходов и упрощается управление арендным портфелем.
Внедрение 1С: УНФ в компании по продаже б/у оргтехники и аренде оборудования стало важным шагом на пути к автоматизации и повышению прозрачности учета.
