HR в Битрикс24: разработка кадрового функционала

Отлаженная работа кадрового отдела является одной из ключевых сфер деятельности в работе всего предприятия. HR-менеджеры мотивируют, оценивают и ищут нужных специалистов для всех подразделений компании.

Кейс посвящён созданию полноценного HR-функционала для упрощения работы с задачами по взаимодействию с сотрудниками нашего заказчика.

Исходные данные

История взаимодействия с данным клиентом началась несколько лет назад. За продолжительное время мы:

• 1Занимались обслуживанием ИТ-инфраструктуры заказчика;
• 2Внедрили в работу компании коробочную редакцию Bitrix24 и несколько нетиповых бизнес-процессов.

После внедрения и типовой настройки продукта мы перешли к обсуждению вопросов, связанных с организацией единого и универсального функционала, который позволит отладить работу кадровых менеджеров.

В обязанности HR-менеджера входит несколько важных задач:

1. Организация и ведение рабочего процесса по найму, увольнению стажёров и сотрудников;
2. Приём заявок по созданию и печати визитных карточек;
3. Ведение блока истории работы и зарплаты сотрудников;
4. Оформление карточек сотрудников в соответствии с требованием компании.

Задача: CRM Битрикс 24 для HR

• 1Создать несколько последовательных бизнес-процессов в Битрикс 24 по взаимодействию со стажёрами и сотрудниками компании;
• 2Доработать функционал карточки сотрудника в соответствии с заявленными требованиями заказчика;
• 3Разработать отдельный раздел для хранения истории работы в организации для всех сотрудников.

Реализация:

Весь проект по обеспечению необходимого HR-функционала был поделен на 3 этапа.

1 этап: разработка бизнес-процессов для удобного оформления заявок по работе с сотрудниками и стажёрами компании

Обсудив все необходимые требования по функционалу бизнес-процессов, мы составили ряд технических заданий по реализации каждого из них.

Далее в проекте мы кратко опишем функционал всех разработанных процессов.

Бизнес-процесс по найму нового сотрудника

Основная цель данного процесса заключается в сборе информации о новом сотруднике с последующей выдачей необходимых доступов к ресурсам компании и рабочих инструментов.

Последовательность действий:

• 1Пользователь запускает бизнес-процесс в новостной ленте Битрикс24.

• 2Далее заполняет необходимую форму для открытия доступов к системам компании заказчика.

• 3Заполнив форму, пользователь нажимает кнопку «Отправить» и Битрикс24 автоматически отправляет 2 письма на почту для ответственных сотрудников.
• 4После отправки письма для каждого ответственного лица создаётся задача в Битрикс 24, внутри которой:

• Дублируется вся текстовая информацию по заявке;
• Создаётся фиксированный чек-лист, в котором прописаны необходимые требования к выдаче доступа к ресурсам компании;
• Автоматически подставляются постановщик, ответственный, соисполнитель и наблюдатель.

• 5Когда ответственные лица выполнят и закроют задачи, процесс завершается.

Бизнес-процесс по увольнению сотрудника в Битрикс24

Основная цель данного процесса заключается в составлении заявки для отзыва доступа к системам организации.

Последовательность действий:

• 1Пользователь запускает бизнес-процесс в новостной ленте CRM-системы Bitrix24.

• 2Далее заполняет форму, предназначенную для отзыва доступов у сотрудника, который покидает компанию.

• 3При заполнении формы Битрикс 24 автоматически генерирует и отправляет 2 письма на почту для ответственных сотрудников и автора заявки.
• 4После отправки письма для каждого ответственного лица создаётся задача в Битрик24, внутри которой находится вся необходимая информация о заявке, включая крайний срок выполнения, который автоматически подставляется исходя из заполненного поля внутри формы.
• 5По завершении задач процесс завершается автоматически.

Бизнес-процесс по найму стажёра в Bitrix24

Данный процесс является аналогом бизнес-процесса по приёму сотрудника, отличия заключаются лишь в составляющей формы для отправки заявки:

Бизнес-процесс по увольнению стажёра

Бизнес-процесс по увольнению стажёра является аналогом процесса по увольнению сотрудника. Отличия заключаются лишь в составляющих формы заявки:

2: Доработка блоков и полей в карточке сотрудника Bitrix24

Немаловажной задачей данного проекта стала реализация удобной и максимально информативной карточки сотрудника, внутри которой находится весь список уточняющих данных по каждому сотруднику. Первым делом мы переработали логику блоков типовой карточки.

Типовая карточка включала в себя следующие блоки:

• «Контактная информация»;
• «Дополнительная информация»;
• «Обо мне»;
• «Мои интересы».

Так как одна из основных задач HR-менеджер заключается в быстром поиске необходимой информации по сотрудникам — мы предложили вариант перестроения всей типовой идеологии карточки пользователя.

Доработанная карточка состоит из следующих блоков и выглядит следующим образом:

• «Личная информация»;
• «Рабочая информация»;
• «Дополнительная информация».

Что касается полей в блоках — часть из них осталась типовой, часть — доработаны под нужды клиента.

• Все поля имеют фиксированные ограничения по видимости (настройка прав видимости осуществлялась для каждого поля);
• В некоторые поля заложена определённая логика, позволяющая Битрикс 24 подсчитывать и выводить даты и суммы (данные в полях меняются каждый день в автоматическом режиме);
• Для внешних пользователей Битрикс24 установлены отдельные ограничения на видимость информации в карточках пользователей.

3: Создание отдельной вкладки «История работы» в карточке сотрудников

Когда задачи первых 2-х этапов были реализованы, протестированы и сданы заказчику, мы перешли к завершающему этапу нашего проекта. Его суть заключается в создании единого раздела с возможностью:

• Просмотра;
• Добавления;
• Корректировки;
• Экспорта и импорта данных.

Находится этот функционал прямо внутри карточки. Пользователю необходимо нажать на графу «История работы», и система автоматически перенаправит его соответствующий раздел.

Внутри раздела созданы две вкладки:

• «История работы»;
• «Зарплата».

Внутри вкладки «История работы» расположена информация о:

• Дате приёма, увольнения или перевода сотрудника;
• Привязке к конкретному проекту или группе;
• Наименовании подразделения или отдела;
• Привязке к конкретной компании;
• Типе занятости сотрудника;
• Наименовании должности;
• Статусе работы.

Внутри вкладки «Зарплата» расположена информация о:

• Валюте, в которой производится оплата;
• Причине изменения заработной платы;
• Дате начисления зарплаты;
• Размере оплаты;
• Виде оплаты.

Количество записей в данных разделах не ограничено.

Результаты

• 1Для кадрового отдела заказчика был создан универсальный инструмент для заполнения и хранения записей, касающихся истории работы и зарплаты;
• 2Благодаря доработке карточки с информацией о сотрудниках, время на поиск нужных данных для HR-менеджеров заметно сократилось, ведь вся информация теперь находится в одном пространстве;
• 3Разработанные бизнес-процессы помогли автоматизировать рутинные задачи по приёму/увольнению стажёров и сотрудников для всего HR-отдела.