Разработка процесса в Битрикс24 по документообороту

09 октября 2023
Компания:
Информационное агентство
Сфера деятельности:
Проведение тематических конференций по финансовым рынкам
Битрикс24
Битрикс24

В приведённом далее проекте мы рассказываем о разработке бизнес-процесса в Битрикс24, с помощью которого клиенту удалось организовать единую систему по хранению и движению различных документов.

Исходные данные:

Наш клиент — крупное информационное агентство, специализирующееся в сфере финансовых рынков. Продолжительное время мы занимались обслуживанием ИТ-инфраструктуры заказчика, а год назад он обратился к нам с запросом на внедрение коробочного портала Битрикс24.

В процессе внедрения мы параллельно выполняли несколько нетиповых доработок функциональных возможностей Битрикс24, нацеленных на упрощение работы менеджеров по персоналу.

Когда все запланированные работы были завершены, и персонал был полностью переведён в новое корпоративное пространство, мы несколько раз проводили онлайн-встречи, посвящённые знакомству с функциональными возможностями продукта. На одной из таких встреч обсуждался вопрос разработки сложных сценариев документооборота внутри компании. Так у нас появилась задача по созданию поэтапного процесса Битрикс24.

Основная «боль» нашего заказчика заключалась не только в отсутствии последовательного, отслеживаемого процесса, но и в отсутствии единой системы хранения различных версий документов. Так как на протяжении всего движения по бизнес-процессу пользователи неоднократно прикладывают различные версии документов — мы предложили вариант разработки отдельного раздела, включающего в себя всю историю изменений файлов, заполняемую пользователями на каждом этапе движения по стадиям.

Задача:

  • 1Разработать бизнес-процесс в Битрикс24 по согласованию различных документов;
  • 2Разработать отдельный раздел для хранения различной документации.

Разработка бизнесс-процесса в Bitrix24

На этапе планирования работ мы:

  • 1Провели анализ схемы процесса, сложившегося в компании;
  • 2Обсудили логику работы отдельного раздела по архивации документов;
  • 3Составили техническое задание, обсудили и утвердили логику процесса с клиентом.

Сама разработка бизнес-процесса в Битрикс24 была разделена на две параллельно выполняющиеся задачи — создание бизнес-процесса и разработка отдельного раздела для хранения прикрепляемых на различных стадиях документов.

1 задача: разработка бизнес-процесса по документообороту с нуля

Основная суть процесса — отслеживание всего пути документа от отправки первичной версии документа до его отправки в архив.

Каждый юридический документ проходит следующий путь:

  • «Контрагенту отправлена первичная версия документа»;
  • «Контрагенту отправлен откорректированный после правок документ»;
  • «Контрагенту отправлен подписанный со стороны компании документ»;
  • «Контрагент отправил подписанный с его стороны документ»;
  • «Печатная версия документа отправлена контрагенту курьером»;
  • «Финальная версия документа отправлена в архив».

На основании этой информации весь процесс был поделён на стадии. Далее мы более подробно опишем этапы по запуску процесса и «перемещению» документа по стадиям.

Заполнение вводной информации о документе

При первичном запуске процесса пользователь заполняет ряд обязательных и дополнительных полей, которые в последующем будут храниться в отдельном разделе.

Отправление документов на почту

Одна из немаловажных потребностей заказчика заключалась в необходимости разработки единого почтового окна, при помощи которого сотрудник компании сможет в несколько кликов составить и отправить письмо с вложением.

На стадии «Контрагенту отправлена первичная версия документа» пользователь:

  1. Указывает email получателя;
  2. Составляет основной текст письма;
  3. Прикладывает необходимый документ (который в последующем будет являться вложением к письму).

На данном изображении показано, в каком виде письмо приходит адресату.

Согласование документа

На данной стадии пользователь может выбрать два действия:

  1. Отправить договор на подпись;
  2. Вернуть его на корректировку.

В случае, если документ одобрен и замечаний к нему не имеется – сотруднику необходимо нажать на кнопку «Договор на подпись» и продолжить выполнение задания по разработанному сценарию.

Зачастую, перед утверждением конечной версии документа необходимо пройти целый ряд обсуждений и внесения правок. Как раз для таких случаев нашими специалистами был внедрён механизм «кругового» движения процесса по внесению правок и их согласованию через инструмент почтового окна. «Зацикленное» движение позволяет пользователям пройти один и тот же этап неограниченное количество раз, ровно до тех пор, пока документ не будет отвечать всем требованиям и стандартам оформления.

После внесения правок в документ, пользователь составляет и отправляет письмо с откорректированной версией документа.

Подписание документа

Когда все правки внесены, а версия документа согласована с клиентом, процесс переходит на стадию «Контрагенту отправлен подписанный с нашей стороны документ». На данном этапе пользователь прикладывает подписанный документ и через единое почтовое окно отправляет его клиенту.

После отправки письма сотруднику необходимо дождаться ответа и получить документ с двухсторонней подписью.

Финальный этап процесса

Как только документ получен, бизнес-процесс переходит на стадию «Печатная версия документа отправлена контрагенту курьером».

Внутри задания находится приложенный ранее файл, подписанный с двух сторон. Его необходимо распечатать и отправить клиенту. Затем пользователь прикладывает в задание отправленный документ и нажимает кнопку «Документ отправлен с курьером».

Как только курьер доставил документ, пользователь должен завершить процесс. Для этого потребуется приложить в последнее задание финальную версию документа для архива. На этом моменте мы переходим к описанию следующего этапа разработки.

2 задача: разработка отдельного раздела для хранения документальной информации

Когда все требования по наполнению раздела были обсуждены и согласованы с заказчиком, мы перешли к разработке решения. Далее мы опишем его подробнее.

Разработка отдельного раздела для хранения документальной информации

Спроектированный раздел состоит из трёх частей:

«Согласование документов»

Данный подраздел включает в себя информацию по:

  1. Общему списку всех запущенных бизнес-процессов по согласованию документов;
  2. Стадиям запущенных процессов;
  3. Всем заполненным полям на различных этапах процессов.

С помощью подраздела пользователи могут:

1. Осуществлять поиск по всем полям, заполняющимся в ходе движения по стадиям процесса.

2. Выделять важные бизнес-процессы одним из трёх вариантов цветов.

3. Осуществлять поиск по комментариям.

«Архив»

В момент завершения бизнес-процесса в данный раздел автоматически прикрепляется файл из финального задания «Финальная версия документа отправлена в архив».

Подраздел также включает в себя возможность прикрепления неограниченного количества дополнительных файлов (дополнительные соглашения к договорам, различные приложения и так далее).

«Архив версий»

С помощью данного подраздела пользователь может найти любую версию файла, прикладываемого на той или иной стадии бизнес-процесса.

Результаты:

  • 1Для заказчика разработан удобный и понятный бизнес-процесс, позволяющий без проблем осуществлять согласование документов. Клиенту удалось перенести обсуждения деталей и проблем из сторонних сервисов в единое информационное пространство с чёткой фиксацией каждого шага;
  • 2Для клиента разработан раздел, позволяющих хранить и отслеживать историю движения корпоративных документов. Благодаря данному решению клиент отказался от использования нескольких систем, тем самым сократив как временные, так и финансовые затраты.
Иконка для обратной связи
У Вас похожая задача?Мы всегда готовы подсказать решение!
Задайте вопросы напрямую руководителю данного проекта (9.00–23.00):
+7 960 238-84-41