В приведённом далее проекте мы рассказываем о разработке бизнес-процесса в Битрикс24, с помощью которого клиенту удалось организовать единую систему по хранению и движению различных документов.
Исходные данные:
Наш клиент — крупное информационное агентство, специализирующееся в сфере финансовых рынков. Продолжительное время мы занимались обслуживанием ИТ-инфраструктуры заказчика, а год назад он обратился к нам с запросом на внедрение коробочного портала Битрикс24.
В процессе внедрения мы параллельно выполняли несколько нетиповых доработок функциональных возможностей Битрикс24, нацеленных на упрощение работы менеджеров по персоналу.
Когда все запланированные работы были завершены, и персонал был полностью переведён в новое корпоративное пространство, мы несколько раз проводили онлайн-встречи, посвящённые знакомству с функциональными возможностями продукта. На одной из таких встреч обсуждался вопрос разработки сложных сценариев документооборота внутри компании. Так у нас появилась задача по созданию поэтапного процесса Битрикс24.
Основная «боль» нашего заказчика заключалась не только в отсутствии последовательного, отслеживаемого процесса, но и в отсутствии единой системы хранения различных версий документов. Так как на протяжении всего движения по бизнес-процессу пользователи неоднократно прикладывают различные версии документов — мы предложили вариант разработки отдельного раздела, включающего в себя всю историю изменений файлов, заполняемую пользователями на каждом этапе движения по стадиям.
Задача:
- 1Разработать бизнес-процесс в Битрикс24 по согласованию различных документов;
- 2Разработать отдельный раздел для хранения различной документации.
Разработка бизнесс-процесса в Bitrix24
На этапе планирования работ мы:
- 1Провели анализ схемы процесса, сложившегося в компании;
- 2Обсудили логику работы отдельного раздела по архивации документов;
- 3Составили техническое задание, обсудили и утвердили логику процесса с клиентом.
Сама разработка бизнес-процесса в Битрикс24 была разделена на две параллельно выполняющиеся задачи — создание бизнес-процесса и разработка отдельного раздела для хранения прикрепляемых на различных стадиях документов.
1 задача: разработка бизнес-процесса по документообороту с нуля
Основная суть процесса — отслеживание всего пути документа от отправки первичной версии документа до его отправки в архив.
Каждый юридический документ проходит следующий путь:
- «Контрагенту отправлена первичная версия документа»;
- «Контрагенту отправлен откорректированный после правок документ»;
- «Контрагенту отправлен подписанный со стороны компании документ»;
- «Контрагент отправил подписанный с его стороны документ»;
- «Печатная версия документа отправлена контрагенту курьером»;
- «Финальная версия документа отправлена в архив».
На основании этой информации весь процесс был поделён на стадии. Далее мы более подробно опишем этапы по запуску процесса и «перемещению» документа по стадиям.
Заполнение вводной информации о документе
При первичном запуске процесса пользователь заполняет ряд обязательных и дополнительных полей, которые в последующем будут храниться в отдельном разделе.
Отправление документов на почту
Одна из немаловажных потребностей заказчика заключалась в необходимости разработки единого почтового окна, при помощи которого сотрудник компании сможет в несколько кликов составить и отправить письмо с вложением.
На стадии «Контрагенту отправлена первичная версия документа» пользователь:
- Указывает email получателя;
- Составляет основной текст письма;
- Прикладывает необходимый документ (который в последующем будет являться вложением к письму).
На данном изображении показано, в каком виде письмо приходит адресату.
Согласование документа
На данной стадии пользователь может выбрать два действия:
- Отправить договор на подпись;
- Вернуть его на корректировку.
В случае, если документ одобрен и замечаний к нему не имеется – сотруднику необходимо нажать на кнопку «Договор на подпись» и продолжить выполнение задания по разработанному сценарию.
Зачастую, перед утверждением конечной версии документа необходимо пройти целый ряд обсуждений и внесения правок. Как раз для таких случаев нашими специалистами был внедрён механизм «кругового» движения процесса по внесению правок и их согласованию через инструмент почтового окна. «Зацикленное» движение позволяет пользователям пройти один и тот же этап неограниченное количество раз, ровно до тех пор, пока документ не будет отвечать всем требованиям и стандартам оформления.
После внесения правок в документ, пользователь составляет и отправляет письмо с откорректированной версией документа.
Подписание документа
Когда все правки внесены, а версия документа согласована с клиентом, процесс переходит на стадию «Контрагенту отправлен подписанный с нашей стороны документ». На данном этапе пользователь прикладывает подписанный документ и через единое почтовое окно отправляет его клиенту.
После отправки письма сотруднику необходимо дождаться ответа и получить документ с двухсторонней подписью.
Финальный этап процесса
Как только документ получен, бизнес-процесс переходит на стадию «Печатная версия документа отправлена контрагенту курьером».
Внутри задания находится приложенный ранее файл, подписанный с двух сторон. Его необходимо распечатать и отправить клиенту. Затем пользователь прикладывает в задание отправленный документ и нажимает кнопку «Документ отправлен с курьером».
Как только курьер доставил документ, пользователь должен завершить процесс. Для этого потребуется приложить в последнее задание финальную версию документа для архива. На этом моменте мы переходим к описанию следующего этапа разработки.
2 задача: разработка отдельного раздела для хранения документальной информации
Когда все требования по наполнению раздела были обсуждены и согласованы с заказчиком, мы перешли к разработке решения. Далее мы опишем его подробнее.
Спроектированный раздел состоит из трёх частей:
«Согласование документов»
Данный подраздел включает в себя информацию по:
- Общему списку всех запущенных бизнес-процессов по согласованию документов;
- Стадиям запущенных процессов;
- Всем заполненным полям на различных этапах процессов.
С помощью подраздела пользователи могут:
1. Осуществлять поиск по всем полям, заполняющимся в ходе движения по стадиям процесса.
2. Выделять важные бизнес-процессы одним из трёх вариантов цветов.
3. Осуществлять поиск по комментариям.
«Архив»
В момент завершения бизнес-процесса в данный раздел автоматически прикрепляется файл из финального задания «Финальная версия документа отправлена в архив».
Подраздел также включает в себя возможность прикрепления неограниченного количества дополнительных файлов (дополнительные соглашения к договорам, различные приложения и так далее).
«Архив версий»
С помощью данного подраздела пользователь может найти любую версию файла, прикладываемого на той или иной стадии бизнес-процесса.
Результаты:
- 1Для заказчика разработан удобный и понятный бизнес-процесс, позволяющий без проблем осуществлять согласование документов. Клиенту удалось перенести обсуждения деталей и проблем из сторонних сервисов в единое информационное пространство с чёткой фиксацией каждого шага;
- 2Для клиента разработан раздел, позволяющих хранить и отслеживать историю движения корпоративных документов. Благодаря данному решению клиент отказался от использования нескольких систем, тем самым сократив как временные, так и финансовые затраты.
