В кейсе: предоставление клиенту сметы по оборудованию для новой ИТ-инфраструктуры в двух вариантах — от топового производителя (Dell) и от вендора с более лояльной ценовой политикой (Supermicro), а также проведение конкурса среди поставщиков для получения лучшей цены.
Исходная ситуация
Для данного клиента мы уже выполняли ряд работ, и одним из проектов был «Аудит ИТ-инфраструктуры и информационной безопасности». По итогам проверки мы сформировали подробный отчет и дали рекомендации по обновлению it-систем. После изучения результатов аудита, клиент обратился к нам за написанием и реализацией проекта построения новой ИТ-инфраструктуры.
Заказчик был решительно настроен на обновление всего оборудования, поэтому в построении новой экосистемы компании использовались только самые актуальные серверные и сетевые устройства. Для понимания масштабности проекта, уточним, что у компании более 300 сотрудников, более 10 филиалов по стране, производственные и складские помещения.
Оборудование для настолько масштабной ИТ-инфраструктуры требует значительных финансовых вложений, поэтому клиент обратился к нам с просьбой найти поставщика с лучшими ценами. Именно о коммуникации с поставщиками мы говорим в данном кейсе.
Поставленные задачи:
- Подготовить точный список необходимого для новой ИТ-инфраструктуры оборудования.
- Предложить лучшую цену на оборудование со своей стороны и сравнить её со стоимостью другого поставщика, выбранного клиентом.
Реализация проекта
Работы выполнялись по следующим этапам:
- Предоставление клиенту на выбор сметы от двух производителей устройств;
- Запрос стоимости оборудования у стороннего поставщика.
На первом этапе для клиента мы должны были посчитать стоимость будущей ИТ-инфраструктуры, построенной на дорогостоящем оборудовании от компании DELL, и на устройствах вендора с более лояльной ценовой политикой. И в том, и в другом случае устройства были абсолютно идентичны по своим характеристикам.
Мы направили вендорам запросы точных стоимостей. И столкнулись с первой трудностью — некорректной обработкой запросов поставщиками. Хоть задача и кажется очень простой, так как весь список оборудования максимально четко конкретизирован, однако человеческий фактор сыграл большую роль в получении ответов. Переговоры заняли значительную часть времени — то в ответ присылали цену не на те устройства, то присылали сумму без учета скидок партнера. Эпопея переговоров и формирования точной сметы длилась больше недели.
По итогу заказчику были предоставлены два варианта реализации серверного кластера:
- Первый — на оборудовании Supermicro;
- Второй — на оборудовании Dell.
Сетевое оборудование, обеспечивающее безопасное соединение и высокоскоростную стабильную связь всех устройств, в обоих случаях от компании Mikrotik.
Заказчик счел разницу в сметах некритичной и принял решение в пользу топового производителя. Отметим, что мы предложили в качестве сервера хранения данных использовать устройства другого вендора (NetUP), которые в некоторых показателях обходят Dell, однако клиент хотел, чтобы все серверное оборудование было от одного производителя, поэтому отказал нам.
Хочется отметить гарантийное обслуживание компании Dell — при сбое в каком-либо устройстве, его заменят в течение дня на новое. Сложно не согласиться, что подобные условия являются дополнительным плюсом при работе с данным вендором.
После того как вопрос с выбором оборудования был решен, клиент захотел сравнить цены, выставленные нами, с предложением стороннего поставщика. Данный процесс был заранее согласован — заказчик изначально пришел к нам с запросом предоставить ему лучшую стоимость по рынку и помочь с предоставлением скидок от различных поставщиков.
На этом этапе возникла еще одна сложность — сопоставление стоимостей. Сторонний поставщик предлагал свои варианты комплектации, из-за чего требовалось отправлять запросы по несколько раз, уточняя, что устройства должны полностью совпадать с предоставленным запросом.
Помимо этого, при сравнении цен встал вопрос лицензирования. Мы предоставляем лицензию в комплекте с оборудованием, в то время как у наших коллег лицензия поставляется отдельно.
Согласование цен и скидок на оборудование заняло около двух недель. В итоге удалось прийти к единой картине и комплексно сопоставить стоимости нашей поставки и предложения сторонней организации.
К сожалению, выиграть организованный тендер нам не удалось, потому что мы не специализируемся на крупных поставках оборудования, в то время как конкурент ведет данный вид деятельности как основной и смог использовать скрытые бонусы, чтобы предложить лучшую цену.
Проигрыш в мини «тендере» был нашим упущением, но свою задачу мы выполнили полностью — клиент приобрел оборудование по самой выгодной цене.
Результаты:
- Клиенту подготовлены сметы от различных производителей оборудования;
- Заказчик купил качественное оборудование от топового вендора по максимально низкой стоимости.
