Документооборот в организации

Рост и развитие компании всегда обусловлено как ростом объемов входящей-исходящей корреспонденции, так и увеличением внутреннего документооборота. А значит, в компании возникает потребность в фиксации информации по документообороту и контролю исполнения сотрудниками поручений, связанных с тем или иным документом. И, конечно, большим преимуществом будет, если фиксация этих документов будет накапливаться в информационной базе по учету делопроизводства в компании.

За счет гибкости настройки продуктов 1С в любом его продукте можно создать, с помощью специалиста 1С, дополнительный модуль для работы персонала с документооборотом компании, но чаще проще использовать отдельную конфигурацию разработанную самой фирмой 1С. Именно для решения этих задач фирмой 1С была создана удобная система по учету электронного документооборота с относительно невысокой стоимостью этого типового продукта — это «1С: Документооборот 8.3».

Возможности системы «1С: Документооборот 8»

• Системная регистрация входящих и исходящих документов;
• Возможность просмотра и редактирования документов;
• Централизованное хранение документов;
• Оперативный доступ к документам с учетом наборов прав пользователей;
• Контроль версий документов (система хранит историю работы над документом);
• Полнотекстовый поиск по документам анализирующий не только их название и ссылки, но и содержание;
• Поддержка работы системы с документами любых типов: текстами, изображениями, офисными документами, видео и аудиофайлами, архивами, документами систем проектирования, приложениями и т.д.;
• Коллективная работа групп пользователей с возможностью согласования, утверждения и контроля исполнения рабочих документов;
• Маршрутизация документов, позволяющая настраивать маршруты обработки документа по каждому виду в отдельности;
• Учет рабочего времени сотрудников и контроль исполнительской дисциплины.

Система обладает гибкостью в настройке маршрутов обработки документов, при этом в самом типовом решении коллективная работа с документами уже разветвлённо реализована в следующих бизнес-процессах:

• Регистрация документа: вначале рабочий документ попадает к секретарю для присвоения ему внутреннего регистрационного номера, проставления печати организации и отправки корреспонденту;
• Рассмотрение документа: документ попадает на рассмотрение к руководителю организации и с его резолюцией возвращается к непосредственному автору данного документа;
• Ознакомление с документом: нужный документ рассылается всем пользователям системы по списку для ознакомления с ним группы заинтересованных лиц;
• Утверждение документа: документ попадает на утверждение к ответственному лицу и возвращается после к автору документа для ознакомления с результатом утверждения;
• Поручение: этот бизнес-процесса помогает выдавать поручения сотрудникам и в дальнейшем проверять их исполнение данных поручений;
• Исполнение: в этом случае, документ передается на исполнение всем пользователям по списку и контролеру для соблюдения исполнительской дисциплины. Один из пользователей может быть назначен ответственным исполнителем;
• Согласование: документы попадают на согласование всем указанным в нем респондентам и после возвращаются к автору бизнес-процесса для ознакомления с результатами согласования или для отправки на повторное согласование.

Цикл обработки документов в системе «1С: Документооборот 8» можно описать следующим схематичным образом.

Тем самым, система «1С: Документооборот 8» позволяет в комплексе решать задачи по автоматизации учета внутренней и исходящей документации компании, взаимодействия персонала, контроля и анализа исполнительской дисциплины сотрудников организации.

Система «1С: Документооборот 8» не имеет отраслевой специфики и может успешно использоваться как на коммерческих предприятиях, так и в бюджетном секторе, причем вне зависимости от того, имеет ли предприятие распределенную холдинговую структуру с большим количеством пользователей, или же это небольшая компания. За счет своей универсальности эта программа легко может быть адаптирована и настроена под специфику конкретной организации.

C внедрением на крупном предприятии системы «1С:Документооборот 8» руководство компании решит ряд важных задач:

• Сможет упорядочить коллективную работу сотрудников с документами, исключив при этом возможность утери информации за счет сохранения старых версий документов при одновременной работе с ними;
• Получит возможность сократить время, уходящее на поиск нужной информации, и как итог — существенно уменьшить общее время на обработку документов;
• Улучшит качество обработки рабочих материалов (как то: проекты, договора, наборы документаций и пр.) за счет решения большого количества спорных вопросов и упорядочивания работы пользователей;
• Создаст единую базу по хранению архивной документации с ограниченным доступом к ней пользователей системы.

Комлексная автоматизация документооборота на предприятии

«1С:Документооборот 8» позволяет вести учет официальных документов предприятия. Принципы учета, заложенные в программу, соответствуют российскому законодательству, ГОСТам, отечественной и международной делопроизводственной практике. В программе поддерживается учет обращений в организацию. При этом предусмотрены настройки, позволяющие ограничить доступ сотрудников к входящим документам и персональным сведениям о физических лицах. Внутренние документы хранятся в структуре папок, которая используется для упорядочивания документов и ограничения прав доступа к ним.

«1С:Документооборот 8» позволяет:

• Упорядочить работу сотрудников с документами, исключить возможность утери версий или пересечения фрагментов при одновременной работе;
• Сократить время поиска нужной информации и суммарное время коллективной обработки документов;
• Повысить качество готового материала (проектов, документации и пр.) за счет решения большого количества спорных вопросов и упорядочивания работы пользователей.

«1С:Документооборот 8» не имеет отраслевой специфики и может эффективно использоваться как в бюджетном секторе, так и на коммерческих предприятиях, будь то распределенная холдинговая структура с большим количеством пользователей или небольшое предприятие. Будучи универсальной, программа легко может быть настроена и адаптирована под специфику конкретной организации.

«1С:Документооборот 8» в комплексе решает задачи автоматизации учета документов, взаимодействия сотрудников, контроля и анализа исполнительской дисциплины:

• Централизованное безопасное хранение документов;
• Оперативный доступ к документам с учетом прав пользователей;
• Регистрация входящих и исходящих документов;
• Просмотр и редактирование документов;
• Контроль версий документов;
• Работа с документами любых типов: офисными документами, текстами, изображениями, аудио- и видеофайлами, документами систем проектирования, архивами, приложениями и т.д.;
• Полнотекстовый поиск документов по их содержанию;
• Коллективная работа пользователей с возможностью согласования, утверждения и контроля исполнения документов;
• Маршрутизация документов, настраиваемая по каждому виду документов в отдельности;
• Автоматизированная загрузка документов из электронной почты и со сканера;
• Учет и контроль рабочего времени сотрудников.

Иногда, задачи по ведению документооборота в организации носят не такой масштабный вид, как предполагается к ведению в конфигурации «1С:Документооборот 8». Поэтому вы также можете пригласить наших специалистов для адаптации уже имеющихся в вашей компании продуктов 1С под задачи и нужды компании.

Прогноз затрат на внедрение решения

Спрогнозировать затраты на внедрение решения по учету и исполнению документообората в компании можно, отталкиваясь от первичных затрат на покупку продукта, и от того, что данное решение потребует привлечения либо собственного специалиста, разбирающегося в данном продукте, либо стороннего, минимум на 10 часов (по ставке от 2000р/час) для проведения первичной настройки системы, организации шаблонов печатных документов и структуры папок для хранения первичных документов.

Приведем пример стоимостных затрат на покупку типового продукта «1С: Документооборот 8 ПРОФ», в зависимости от количества пользователей, которые будут одновременно работать с системой:

• До 6 пользователей: стоимость программы 30 000 руб. + стоимость ключа на 5 пользователей 21 600руб.;
• До 11 пользователей: стоимость программы 30 000 руб. + стоимость ключа на 10 пользователей 41 400руб.;
• До 21 пользователя: стоимость программы 30 000 руб. + стоимость ключа на 20 пользователей 78 000руб.

Вопросы, связанные с внедрением системы документооборота на вашем предприятии (или других систем документального учета на базе продуктов 1С: например, системы «Респект: Учет договоров», которая является универсальной программой для организации учета по договорной работе на предприятии и осуществления план-фактного анализа за исполнением договоров и выполнением клиентами своих финансовых обязательств) можно задать нам, любым удобным для вас способом.