Возможности коробочной версии Битрикс24 практически неограниченны, и систему можно настроить под любой необходимый функционал.
В данном проекте нами была осуществлена автоматизация курьерской доставки.
Исходные данные
Клиент уже долгое время работает с нами по проектам кастомизации приобретенной коробочной версии Битрикс24. Очередной задачей стала оптимизация процесса создания заявок на отправку документации и грузов.
Компания представляет собой крупное предприятие с несколькими филиалами и множеством контрагентов и имеет довольно большой оборот документации и посылок. Не имея единой системы отслеживания всех курьерских заявок, сотрудники тратили значительное время на планирование отправлений. Полностью отсутствовала какая-либо автоматизация постановки данных задач. Все согласования происходили с помощью переписок или телефонных разговоров.
Подобная организация бизнес-процессов расходует множество рабочих часов сотрудников, а значит увеличивает траты компании. Поэтому руководством предприятия было принято решение о модернизации данной системы, и они обратились с данным запросом к нам.
Задача
Максимально упростить работу сотрудников компании с курьерскими заявками. На базе имеющейся у компании коробочной версии Битрикс24 необходимо создать бизнес-процесс, благодаря которому будет происходить автоматическое распределение заявок по доставке между исполнителями.
Автоматизация курьерской службы
Работа была разделена на два этапа, первый — программное написание сервиса с нуля, проработка бизнес-процесса и реализация возможности его корректировок. Для понимания — эти работы можно назвать фундаментом проекта. Второй этап — это доработка функционала, и именно его мы опишем подробно далее.
Для реализации проекта заказчик предоставил техническое задание, сформированное собственными силами. Для лучшего понимания задачи, мы провели с клиентом уточняющий диалог, перепроверили и скорректировали ТЗ и запустили проект в работу.
Здесь хочется отметить, что составление правильного технического задания — очень важная часть в разработке. Досконально прописанное ТЗ исключает возможность ошибиться в целях итогового сервиса, поэтому зачастую задачи уточняются по несколько раз.
На странице заявки присутствует ёмкая и важная информация для заполнения:
- Уточнение пунктов доставки «Откуда» — «Куда». Оба поля представлены в виде выпадающего списка заранее внесенных администратором вариантов («Контрагент», «Склад», «Офис», «Сотрудник», «ПКО»). В зависимости от выбора пункта появляются дополнительные поля для ввода информации (например, если выбран «Контрагент» — то его контактные данные и адреса);
- В подаваемых заявках указывается необходимые дата и время доставки, если есть конкретика по часам (до 14:00 или до 18:00). Также реализованы задаваемый и автоматический учёт срочности;
- Следующим пункт для всех получателей — выбор отправления: «Документы» или «Грузы». Необходимое помечается галочкой. Если пользователь выбирает «Грузы», то появляются дополнительные поля для указания веса и габаритов. У отправления также присутствует поле «Комментарий к отправлению», где пользователь сможет указать дополнительную важную информацию.
Формирование заявки на доставку
После заполнения всей информации формируется заявка и задача, в зависимости от указанных пунктов, задача направляется одному из исполнителей.
Сторона исполнителя
На стороне курьеров предусмотрен следующий функционал. Сотрудник, запланировавший поездку в один из пунктов назначения, указывает во всплывающем окне раздела «Время и отчёты»:
- Готов доставить документы (формат не более А4, вес до 0,5 кг.);
- Готов доставить грузы (на личном/корпоративном автомобиле);
- Нет возможности осуществить доставку.
Благодаря указанной информации сервис автоматически отправляет подходящую заявку исполнителю.
Отображение заявки у потенциального исполнителя
Выбранному системой сотруднику приходит уведомление «Заявка на доставку документов, грузов».
Уведомление содержит следующую информацию:
- Куда доставить (указывается склад, ПКО, офис, фамилия и имя получателя);
- Период доставки;
- Срочность;
- Что доставить: Документы (формат А4 или меньше, общий вес до 0,5 кг.) Грузы (описание);
- Доставку заказал (фамилия и имя заказчика доставки).
Формирование задачи в Битрикс24
В Bitrix24 формируется задача «Доставка документов, грузов», уведомление о которой приходит всем участникам (постановщику и исполнителю).
В задаче указывается:
- Отправитель (он же постановщик задачи);
- Исполнитель;
- Получатель;
- Адрес доставки;
- Телефоны;
- Дата доставки и время (заполняется если доставка срочная, до 14.00 или до 18.00);
- Что будет доставлено: Документы / Грузы.
После формирования задачи отправитель передает исполнителю документы либо груз. В комментариях к задаче можно прописать дополнительные условия и обстоятельства. Также возможно отменить уже принятую заявку, в этом случае она вновь возвращается на уровень распределения между сотрудниками.
По завершении доставки задачу закрывают исполнитель, либо постановщик. Затем постановщик подтверждает выполнение, отмечая задачу контролем.
Результаты
Для клиента реализован сервис, позволяющий автоматизировать распределение задач по доставке посылок. Это значительно упростило работу сотрудников и уменьшило срок закрытия заявок, что в свою очередь сократило расходы компании.
