В данном кейсе мы описываем как организовали переход крупной компании на корпоративное использование Microsoft Exchange и других сервисов портала Microsoft 365.
Исходная ситуация
Заказчик является нашим корпоративным клиентом, и мы уже выполняли для него ряд проектов, один из которых подробно описан у нас на сайте: «Превращение ветхой системы в мощную, отказоустойчивую ИТ-инфраструктуру».
Компания имеет несколько филиалов в разных городах. В штате работает более 100 сотрудников. До обращения к нам корпоративная переписка в компании велась на базе Яндекс почты. Функционал сервиса не полностью удовлетворял корпоративные потребности, а кроме того, пользователи столкнулись с проблемой в коммуникации с несколькими клиентами. Один из партнеров компании присылал письма, в которых упоминал встречи из календарей Майкрософта, однако сервис Яндекса игнорировал данную информацию и не отображал её в конечных сообщениях.
Желая избежать подобных затруднений во взаимодействии с клиентами и добавить в работу сотрудников дополнительные эффективные инструменты, руководство компании обратилось к нам с запросом миграции почтовых ящиков с Яндекса на Exchange, который включен в лицензионный пакет Майкрософт 365.
Часть сотрудников уже работала в экосистеме Microsoft и использовала программы, предоставляемые сервисом. Продукт полностью соответствовал всем потребностям в деловой коммуникации, поэтому руководство приняло решение по миграции почтовых ящиков именно на Exchange.
Задача
Осуществить миграцию почты с Яндекса на Microsoft Exchange Online.
Заметим, что мы предупредили клиента о возможных проблемах территориального расположения компании и политики предоставления услуг Майкрософта. Однако взвесив все «за» и «против», клиент решил воспользоваться сервисом.
Реализация
Процесс переноса почты на Exchange состоял из следующих этапов:
- 1К приобретенному компанией порталу Microsoft 365 был подключен тестовый почтовый домен;
- 2Сотрудники клиента осуществили ряд рабочих операций на новом сервере и убедились, что данное решение соответствует запросам компании;
- 3После согласования всех деталей с клиентом, наши инженеры организовали полный перенос корпоративных почтовых ящиков в Exchange Online — для каждого сотрудника создана учетная запись в Microsoft 365;
- 4Для проверки корректности миграции изначально была перенесена лишь тестовая группа писем. После успешного частичного переноса, клиент согласовал импорт всей базы переписок. Отметим, что в процессе работы был использован встроенный в Microsoft инструмент для переноса переписки, что значительно облегчило задачу нашим специалистам.
- 5Наши инженеры провели дополнительный анализ результата миграции писем на Exchange, после чего с клиентом была согласована дата подключения всех сотрудников к новой почте.
- 6Завершающим этапом было подключение рабочих мест к новому почтовому серверу и настройка офисных программ.
Особенности проекта
У клиента было несколько просьб, которые требовали особого внимания при выполнении миграции на новую электронную почту:
- Занесение подробной информации по каждому сотруднику в его учетную запись. Для создания учетной записи и доступа пользователя к работе достаточно стандартных данных — адреса почты, логина, пароля, фамилии и имени. Однако заказчик хотел расширить эту информацию и добавить: должность сотрудника; наименование филиала и отдела, в котором он работает; все контактные телефоны. Реализация этой задачи была возможна через стандартный веб-интерфейс Microsoft, но так как количество пользователей насчитывало 100 человек, требовалась оптимизация процесса. Для ускорения заполнения данных наш инженер воспользовался функционалом расширяемого средства автоматизации — PowerShell.
- Создание реестра по всем рабочим местам, с точным указанием используемых лицензий. Лицензии Microsoft на различных рабочих местах отличались друг от друга — где-то использовалась «Стандартная», а где-то «Базовая». Наши инженеры составили реестр лицензий.
- Переход на новую почту должен состояться максимально оперативно. Самое главное требование клиента — высокая скорость перехода на новый сервис. Согласно штатному регламенту, наши инженеры реализуют переподключение рабочих станций на Exchange в течение одного рабочего дня.
Один из филиалов клиента расположен в сильно удаленном от Санкт-Петербурга городе, с разницей во времени в 5 часов. Чтобы выполнить переключение данного офиса за один день, нашим инженерам потребовалось приступить к работе в 5 часов утра. Над подключением филиала работала группа из трех инженеров. В режиме удаленного доступа, с 5 до 10 утра были подготовлены 28 рабочих мест. Инженеры настраивали почту, устанавливали офисный пакет и Microsoft Teams.
После подключения филиала два инженера были направлены в головной офис компании в Санкт-Петербурге, и в течение дня осуществили переход на Microsoft Exchange.
В процессе работы возникали сложности, связанные с некорректно установленным на рабочих местах программным обеспечением. Проблемы решались сразу при обнаружении.
Результаты миграции почты на Microsoft Exchange Online
- 1Более ста почтовых ящиков успешно перенесены с почты Яндекса на Exchange;
- 2Коммуникация между клиентами и сотрудниками компании происходит корректно, без потери данных;
- 3На всех рабочих станциях установлены и настроены сервисы Microsoft 365, благодаря которым, сотрудники имеют возможность совместно работать над одними документами, создавать группы обсуждения и использовать облачное хранилище Майкрософта (1Тб на пользователя).
Если для вас актуальна миграция на Microsoft Exchange — обратитесь к нашим специалистам по указанному на сайте телефону или оставьте заявку на звонок.
