Когда компания теряет старшего ИТ-специалиста, на котором завязаны все технические работы, критически важно сохранить целостность управления IT-инфраструктурой и обеспечить непрерывность процессов.
В кейсе описан реальный пример: как мы взяли на себя функцию ИТ-менеджмента, заменив ушедшего ИТ-директора, и выстроили систему поддержки “под ключ”.
Исходные данные
Сотрудничество с клиентом началось несколько лет назад в традиционном формате: мы обеспечивали поддержку серверов, рабочих станций и сетевой инфраструктуры. Работа велась по модели аутстаффинга — наш инженер ежедневно присутствовал на площадке заказчика, выполняя задачи под руководством внутреннего ИТ-директора.
Cо временем ситуация изменилась. Компания столкнулась с серьёзным кадровым вызовом: ключевой ИТ-специалист, который полностью курировал технологический контур, покинул организацию. На нём была сосредоточена вся критически важная информация — от архитектуры инфраструктуры и лицензионных соглашений до управления поставщиками и ИТ-бюджетом.
Найти квалифицированного специалиста такого уровня в сжатые сроки — непростая задача. Ещё сложнее — передать ему управление ИТ-инфраструктурой организации без риска для бизнес-процессов и финансовой устойчивости IT-направления.
В этот момент от клиента прозвучал запрос, который определил вектор развития сотрудничества: «Сможете ли вы помочь в данной ситуации и взять на себя всю функцию ИТ-управления?». — Да, мы компетентны в данном вопросе и предоставляем услугу комплексного ИТ-менеджмента.
В рамках нового формата взаимодействия мы взяли на себя следующее:
- Инвентаризация и внедрение ИТ-регламентов;
- Бюджетирование;
- Оптимизация расходов на ИТ;
- Управление рисками;
- Управление закупками оборудования и реализацией ИТ-проектов;
- Поддержка и сопровождение;
- Ежемесячная отчетность.
Рассмотрим каждый пункт ИТ-управления подробнее
1. Инвентаризация и внедрение ИТ-регламентов
Мы провели исследование ИТ-инфраструктуры, актуализировали данные об оборудовании и лицензиях, ИТ-менеджер проекта встретился с руководством компании, бухгалтерией, техническим отделом, и осуществил переговоры с предыдущим ИТ-директором для уточнения важных деталей по вопросам документации.
Анализ исходной ситуации позволил систематизировать всю техническую информацию об оборудовании, ПО, а также данные о сторонних поставщиках услуг.
Уже в момент сбора информации мы разработали и внедрили регламенты, необходимые компании для эффективного управления ИТ-ресурсами.
2. Бюджетирование
На основе исходной информации и учитывая перспективы развития компании, мы сформировали годовой бюджет на ИТ, в который включили:
- Обязательства по контрактам на мобильную связь и телефонию;
- Обеспечение лицензий на ПО, антивирусные решения, специализированные системы;
- Закупку оборудования и расходных материалов;
- Оплату ИТ-сервисов (провайдеры, облачные мощности, регистраторы доменов и др.).
3. Оптимизация инфраструктуры
В рамках анализа текущего состояния ИТ-среды мы выявили потенциал для значительного сокращения расходов. На тот момент клиент арендовал серверные мощности одного из провайдеров в Санкт-Петербурге. Однако поставщик начал агрессивно пересматривать тарифную политику, что привело к существенному росту ежемесячных затрат — до 300 тыс. рублей.
Мы предложили альтернативное решение — миграцию в наше облако с сохранением текущих характеристик по вычислительным ресурсам и уровню отказоустойчивости. В результате перехода расходы снизились до 150 тыс. рублей в месяц, без ущерба для стабильности сервисов.
4. Управление закупками и проектами
Мы полностью взяли на себя цепочку закупок ИТ-оборудования и ПО: от анализа потребностей и подготовки коммерческих предложений до логистики и внедрения. Все закупки соответствуют заранее утверждённому годовому бюджету, в который уже заложены необходимые проекты по модернизации ИТ-инфраструктуры.
5. Поддержка и сопровождение
Управление всеми ИТ-заявками осуществляется через наш Helpdesk. Также мы разработали и внедрили стандартизированные процедуры подключения новых сотрудников, оформления доступов, приёма и передачи оборудования.
6. Отчётность и аналитика
Каждый месяц готовим отчёты для руководства клиента. Сбор информации осуществляется через персонального ИТ-менеджера. Благодаря аналитике мы формируем предложения по оптимизации и развитию инфраструктуры.
Результат для бизнеса
| Показатель | Ранее | После передачи управления ИТ-инфраструктурой нам |
|---|---|---|
| Ежемесячные расходы на аренду серверных мощностей |
300 000 ₽
|
150 000 ₽
|
| Кол-во закрытых заявок в месяц |
~40
|
>120
|
| Время реакции на запрос |
6–8 ч
|
до 30 мин
|
| Кол-во людей, вовлеченных в ИТ-закупки |
3–4
|
1 (наш менеджер)
|
- Обеспечено полное соответствие планам и бюджету.
- По ключевым направлениям сокращены затраты на инфраструктуру более чем в два раза.
- Достигнута прозрачность и управляемость всех ИТ-процессов.
- Снижена зависимость от внутренних ИТ-ресурсов.
- Обеспечена уверенность в том, что ИТ-направление развивается системно, с опорой на экспертизу.
Почему ИТ-менеджмент — это стратегически важно
Компании, внедряющие ИТ-менеджмент, делают ставку на управляемость и устойчивость. Вместо разрозненных подрядчиков и зависимости от настроения внутренних сотрудников — структурированная модель, где один партнёр отвечает за всё:
- Снижение ИТ-рисков;
- Контроль затрат и прогнозирование бюджета;
- Поиск и реализацию технологических улучшений;
- Непрерывную работу систем и сервисов.
Если вашей компании предстоит решить аналогичную задачу — обеспечить управление ИТ-инфраструктурой, оптимизировать или сократить затраты на IT без потери качества — мы готовы предложить комплексное решение. Наш опыт, системный подход и ответственность за результат позволяют нам эффективно закрывать не только технические, но и стратегические задачи в сфере ИТ.
